Una empresa de servicios de tecnología en Medellín llevaba años trabajando con los mismos cinco desarrolladores, todos contratados como prestadores de servicios independientes. Nunca les pidieron el pago de la seguridad social porque, según el gerente, «eso es responsabilidad de cada uno». Cuando la UGPP abrió un requerimiento de información sobre los últimos periodos, la empresa descubrió que dos de esos contratistas cotizaban sobre una base muy inferior a lo que realmente facturaban. El resultado: la entidad empezó a cuestionar también a la pyme contratante, no solo al independiente.
Casos como este se van a repetir con más frecuencia desde que entró en vigencia el Decreto 379 de 2026 independientes, una norma que ajustó el procedimiento para que los trabajadores independientes liquiden sus aportes y que, además, le dio más herramientas a la UGPP para pedir soportes de costos y gastos. Si tu pyme contrata freelancers, consultores o prestadores de servicios, este cambio te afecta de forma directa, aunque el aporte lo pague el independiente y no tu empresa.
Qué cambia el Decreto 379 de 2026 para los independientes
El Decreto 379 de 2026, expedido por el Ministerio de Salud y Protección Social, modificó el artículo 3.2.7.5 del Decreto 780 de 2016 (el decreto único reglamentario del sector salud), que regula cómo los trabajadores independientes liquidan sus aportes al sistema de seguridad social. El ajuste se concentra en el procedimiento para calcular el Ingreso Base de Cotización (IBC) de quienes no tienen un contrato laboral, incluidos los que facturan por prestación de servicios a una o varias empresas.
El punto que más le interesa a una pyme contratante no es el detalle técnico de la fórmula, sino la consecuencia práctica: el independiente puede calcular su IBC descontando costos y gastos asociados a su actividad, y la UGPP conserva la facultad de pedirle que sustente esos costos con soportes. Si no los presenta, o si los soportes no son coherentes con lo declarado, la entidad puede recalcular el aporte y exigir el mayor valor, con intereses. Si quieres el detalle completo de cómo quedó el nuevo esquema, puedes revisar nuestro análisis sobre el nuevo esquema de aportes del Decreto 379 de 2026.
Por qué ahora la UGPP puede exigir soportes de costos y gastos
Antes de este ajuste normativo, buena parte de la discusión entre los independientes y la UGPP giraba alrededor de porcentajes fijos de costos presuntos, aplicables según la actividad económica. El cambio reciente traslada el peso de la prueba hacia quien declara: si el independiente quiere descontar costos reales para reducir su IBC, debe estar en capacidad de demostrarlos con facturas, contratos o cualquier soporte que la UGPP considere válido.
Para tu empresa, esto significa que un contratista que antes cotizaba «a ojo» ahora tiene un incentivo mayor para ordenar su información, porque una revisión de la UGPP ya no se resuelve solo con explicaciones verbales. Y si ese contratista no lo hace, el riesgo de inconsistencias que terminan señalando también a quien lo contrató aumenta.
Qué riesgo corre tu pyme si contrata independientes que no cotizan bien
La UGPP fiscaliza directamente al trabajador independiente, no a la empresa que lo contrata, porque la obligación de cotizar es personal. Sin embargo, el riesgo para tu pyme no es teórico:
- Si la UGPP detecta que un contratista no cotizó sobre la base correcta, puede cruzar esa información con los pagos que tu empresa le hizo, visibles en la información exógena o en la facturación electrónica.
- Un contrato de prestación de servicios mal redactado, sin cláusulas claras sobre la obligación de aportar, dificulta que tu empresa pueda exigir después el reembolso o la corrección al contratista.
- Si la relación con el independiente en la práctica tiene elementos de subordinación (horario fijo, exclusividad, herramientas de la empresa), el riesgo deja de ser solo de seguridad social y pasa a ser de un posible contrato realidad laboral.
Ninguno de estos escenarios es automático, pero todos se vuelven más probables cuando la empresa no exige evidencia de los aportes desde el inicio de la relación contractual. Si quieres repasar qué debe verificar exactamente tu empresa antes de firmar o renovar un contrato, te sirve nuestra guía sobre seguridad social de contratistas independientes.
La diferencia entre un contrato de prestación de servicios y una relación laboral encubierta
Antes de hablar de soportes de pago, vale la pena resolver una confusión frecuente entre pymes pequeñas: contratar a alguien «como independiente» no depende de cómo se llame el contrato, sino de cómo funciona la relación en la práctica. Si la persona tiene un horario fijo que tú le impones, usa exclusivamente tus herramientas de trabajo, recibe órdenes directas sobre cómo ejecutar cada tarea y no puede prestar el mismo servicio a otros clientes, es probable que un juez laboral la considere una relación de trabajo subordinado, sin importar que el contrato diga «prestación de servicios».
Esto importa para el tema de los aportes porque, si la relación termina calificándose como un contrato realidad, la obligación de pagar seguridad social deja de ser del independiente y pasa a ser de la empresa, junto con las prestaciones sociales que nunca se liquidaron. El Decreto 379 de 2026 no toca directamente esta discusión, pero la revisión de soportes que trae consigo suele ser el punto de entrada para que la UGPP, o un juez laboral en un proceso posterior, empiecen a mirar con más atención cómo opera realmente la relación contractual.
Cómo pedir evidencia de pago de seguridad social a un contratista
La forma más simple de reducir el riesgo es incorporar la verificación como parte del proceso administrativo mensual, igual que se hace con la nómina. En la práctica, esto implica:
- Solicitar la planilla de pago de la PILA (Planilla Integrada de Liquidación de Aportes) de cada contratista, con el IBC declarado, antes de pagar cada factura o al menos de forma trimestral.
- Verificar que el IBC reportado sea razonable frente al valor facturado, teniendo en cuenta que el independiente puede descontar costos si los sustenta.
- Dejar constancia escrita (correo, plataforma de gestión documental) de que se pidió el soporte, de modo que la empresa pueda demostrar diligencia si la UGPP indaga sobre la relación contractual.
Esta verificación no sustituye la responsabilidad del independiente, pero sí construye un historial que protege a tu empresa frente a cualquier cuestionamiento posterior.
Hasta dónde puede fiscalizar la UGPP hacia atrás
Un error común es pensar que, si el contratista ya corrigió su situación, el riesgo desapareció. La UGPP tiene un término amplio para requerir y fiscalizar los aportes: la figura se cuenta por cada periodo mensual de cotización, desde el vencimiento del plazo para pagar ese aporte. En la práctica, esto puede alcanzar varios años hacia atrás, lo que convierte un contratista con aportes irregulares en un riesgo que no se resuelve de un mes a otro, sino que puede arrastrarse durante toda la relación contractual.
Por eso conviene revisar la situación de los contratistas recurrentes desde ya, y no esperar a que llegue un requerimiento de información para empezar a pedir soportes.
Algo similar ocurre con el cálculo de intereses cuando se detecta un aporte insuficiente: la UGPP no solo exige el mayor valor del aporte, sino que lo liquida con los intereses moratorios correspondientes a cada mes en que el pago quedó por debajo de lo que debía ser. Entre más antiguo sea el periodo revisado, mayor es el valor acumulado, lo que convierte una diferencia aparentemente pequeña en el IBC mensual en una cifra considerable cuando se multiplica por varios años.
Qué pasa si el contratista se niega a entregar los soportes
No es un escenario raro: algunos contratistas, sobre todo los que llevan años trabajando de la misma forma, se resisten a entregar su planilla de pago porque lo sienten como una intromisión. Aquí conviene ser claro desde el principio de la relación, no cuando ya existe un conflicto:
- Explica que la solicitud no busca controlar su actividad económica, sino documentar que la empresa actuó con la diligencia debida frente a un posible requerimiento futuro.
- Deja la obligación por escrito en el contrato, de modo que no dependa de la buena voluntad del contratista en cada periodo.
- Si el contratista se niega de forma reiterada, evalúa si es el momento de replantear esa relación contractual, sobre todo si es un prestador con el que trabajas de forma permanente y con alto volumen de facturación.
Qué cláusulas incluir en el contrato de prestación de servicios
Un contrato de prestación de servicios bien redactado no evita que la UGPP fiscalice al independiente, pero sí deja clara la distribución de responsabilidades y facilita la gestión documental. Vale la pena incluir, como mínimo:
- Una cláusula expresa de que el contratista es responsable exclusivo de sus aportes a seguridad social, conforme a la ley.
- La obligación de entregar copia de la planilla de pago como requisito para el desembolso de cada factura, o con la periodicidad que defina la empresa.
- Una cláusula que delimite el alcance del servicio, los entregables y la ausencia de subordinación, para reforzar que la relación no tiene naturaleza laboral.
- Consecuencias claras si el contratista incumple la entrega de soportes de forma reiterada.
Cómo prepararte antes de una auditoría de la UGPP
Si tu pyme trabaja con varios contratistas de forma permanente, conviene anticiparse antes de recibir cualquier requerimiento:
- Haz un inventario de los contratistas activos y de cuánto tiempo llevan facturando a la empresa.
- Pide la planilla de pago de los últimos periodos a cada uno y revisa si el IBC reportado guarda coherencia con lo facturado.
- Actualiza los contratos vigentes para incluir las cláusulas de soportes si todavía no las tienen.
- Define un responsable interno (contable o de compras) que archive estos soportes de forma ordenada, igual que se archivan los de nómina.
Este tipo de revisión suele tomar menos tiempo de lo que parece, y evita que una auditoría de la UGPP se convierta en un proceso largo de reconstrucción de información.
Qué hacer si ya tienes contratistas sin estos soportes
Si al revisar encuentras contratistas que llevan meses o años sin entregar soportes de pago de seguridad social, lo más sano es abrir la conversación de inmediato: pide la regularización de los aportes pendientes y ajusta el contrato hacia adelante. Entre más tiempo pase, más periodos quedan expuestos a una eventual revisión, y más difícil se vuelve reconstruir la información si el contratista deja de trabajar con tu empresa.
Esta es también una buena oportunidad para revisar si, en algunos casos, te conviene formalizar la relación de otra manera (por ejemplo, vinculando directamente a la persona si la relación tiene rasgos de subordinación), en lugar de mantener un esquema de independientes que en la práctica no lo es.
Si no tienes claro cómo quedaron tus contratos de prestación de servicios frente a este cambio, o si necesitas revisar el estado real de los contratistas que le facturan a tu empresa, en Acierto Contable podemos ayudarte con una asesoría tributaria enfocada en este riesgo, o con el acompañamiento permanente de nuestro outsourcing tributario. Agenda una asesoría gratuita y revisamos juntos el estado de tus contratistas antes de que llegue un requerimiento de la UGPP.
Este contenido tiene fines informativos y se basa en la normativa colombiana vigente. Las cifras en UVT, tasas y fechas de vencimiento se actualizan cada año: verifica los valores aplicables a tu período o consúltanos.