Una empresa de servicios de ingeniería contrató durante todo un año a tres consultores independientes, les pagó honorarios puntualmente mes a mes, y dedujo esos pagos sin mayor revisión adicional. Dos años después, la UGPP —la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscal— le abrió un requerimiento: uno de los tres consultores había dejado de cotizar a salud y pensión durante cuatro meses, y la empresa nunca lo verificó. El resultado no fue solo un problema para el consultor: la empresa tuvo que responder por no haber controlado esa afiliación, con el riesgo adicional de que la DIAN desconociera la deducción de esos pagos en renta.
Este es el punto que muchas pymes pasan por alto: contratar bajo la figura de prestación de servicios no traslada todo el riesgo de la seguridad social al contratista. La empresa que paga honorarios tiene una obligación de verificación, y no cumplirla tiene consecuencias tributarias y administrativas directas para ella, no solo para quien presta el servicio.
Introducción
Todo trabajador independiente que reciba ingresos por honorarios, comisiones o servicios está obligado a afiliarse y cotizar al Sistema General de Seguridad Social Integral —salud, pensión y, cuando aplique, riesgos laborales— conforme a la Ley 100 de 1993. Lo que muchas empresas contratantes desconocen es que esa obligación no recae únicamente sobre el independiente: la Ley 828 de 2003, orientada a controlar la evasión de los recursos de la seguridad social, impone a quien contrata y paga por servicios el deber de verificar que su contratista esté afiliado y al día con sus aportes antes de realizar el pago.
Este deber de verificación se refuerza desde el punto de vista tributario en el artículo 108 del Estatuto Tributario, que condiciona la deducibilidad de los pagos por honorarios, comisiones o servicios a trabajadores independientes a que el contratante haya verificado la afiliación y el pago de los aportes al sistema de seguridad social integral, de acuerdo con la reglamentación vigente. En otras palabras: si la empresa no verifica, no solo asume un riesgo frente a la UGPP, sino que puede perder la deducción del gasto en su declaración de renta.
Tabla de contenidos
- Por qué la empresa contratante también tiene responsabilidad
- Qué exige exactamente el artículo 108 del Estatuto Tributario
- Cómo se calcula el ingreso base de cotización del independiente
- Qué debe pedir la empresa antes de pagar honorarios
- El rol de la PILA como soporte de la verificación
- Qué pasa si el contratista no está al día
- El riesgo de la UGPP frente a la empresa contratante
- Riesgos laborales: cuándo el contratante debe afiliar directamente
- Cómo documentar la verificación mes a mes
- Checklist antes de pagar honorarios a un independiente
Por qué la empresa contratante también tiene responsabilidad
La lógica detrás de la Ley 828 de 2003 es simple: si la obligación de cotizar recayera exclusivamente sobre el independiente, sin ningún control por parte de quien le paga, el incentivo a evadir sería alto y el sistema perdería recursos que financian salud y pensión de toda la población. Al trasladar parte de la responsabilidad de verificación a la empresa contratante —que tiene la relación comercial, el poder de pago y, en teoría, la capacidad de exigir el soporte antes de desembolsar— la norma busca cerrar ese vacío de control.
Para una pyme, esto significa que la relación con un contratista independiente no termina en «le pago lo pactado y ya»: incluye una obligación activa de pedir, revisar y conservar el soporte de que ese contratista está cotizando, mes a mes, sobre una base adecuada.
Qué exige exactamente el artículo 108 del Estatuto Tributario
El artículo 108 del Estatuto Tributario, en la parte que regula los pagos a trabajadores independientes, condiciona la procedencia de la deducción de honorarios, comisiones y pagos por servicios a que el contratante haya verificado la afiliación y el pago de los aportes al sistema de seguridad social que le correspondían al contratista durante el período de vigencia del contrato. No basta con que el contratista efectivamente haya cotizado: la norma exige que la empresa lo haya verificado, lo que implica un soporte documental de esa verificación, no solo la buena fe de asumir que el contratista está en regla.
Esta es la razón por la que, ante una fiscalización de la DIAN, no basta con presentar la factura o el contrato de prestación de servicios: se debe poder mostrar el soporte de la planilla (PILA) del contratista correspondiente al período facturado, como evidencia de que la verificación efectivamente ocurrió.
Cómo se calcula el ingreso base de cotización del independiente
El independiente que factura por prestación de servicios cotiza a salud y pensión sobre un ingreso base de cotización (IBC) calculado, por regla general, sobre un porcentaje de sus ingresos mensuales —no sobre el 100% del valor facturado—, conforme a las reglas que desarrollan el artículo 244 de la Ley 1955 de 2019 (Plan Nacional de Desarrollo) y su decreto reglamentario. El porcentaje exacto y la forma de depurar el ingreso (restando costos y gastos cuando aplica, según el tipo de actividad) son aspectos que conviene verificar en la reglamentación vigente al momento de calcular el aporte, porque han sido objeto de ajustes normativos y de interpretaciones distintas según el tipo de contrato.
Lo que sí es un punto de control claro para la empresa contratante es que el IBC reportado en la planilla no sea manifiestamente inferior al valor de los honorarios pagados en el período: un IBC desproporcionadamente bajo frente al monto facturado es, en la práctica, una de las señales que la UGPP revisa primero al auditar tanto al independiente como a quien le contrató.
Qué debe pedir la empresa antes de pagar honorarios
Antes de realizar el pago mensual, la empresa contratante debería solicitar y conservar el comprobante de pago de la planilla (PILA) correspondiente al período que se está facturando, verificando que corresponda al mismo contratista, al mismo período, y que el estado de la planilla sea efectivamente pagado y no solo generado. No es suficiente con pedir el comprobante una sola vez al inicio del contrato: la verificación debe repetirse en cada ciclo de pago, porque la afiliación y el pago de un mes no garantizan la del mes siguiente.
En contratos de duración prolongada, muchas empresas automatizan este control exigiendo el soporte de PILA como requisito documental para procesar cada pago, de forma que el área de cuentas por pagar no libere el desembolso sin ese soporte adjunto a la factura correspondiente.
El rol de la PILA como soporte de la verificación
La Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA) es el mecanismo a través del cual los independientes —y los empleadores, para sus trabajadores dependientes— liquidan y pagan sus aportes a salud, pensión, riesgos laborales y parafiscales cuando corresponde. Para la empresa contratante, la PILA es la evidencia documental que demuestra el cumplimiento del deber de verificación exigido por la Ley 828 de 2003 y el artículo 108 del Estatuto Tributario: es el soporte que se presenta ante una eventual fiscalización, tanto de la DIAN sobre la deducibilidad del gasto, como de la UGPP sobre el cumplimiento de aportes.
Conservar copia de la PILA de cada contratista, por cada período pagado, durante el mismo tiempo que se conservan los demás soportes contables y tributarios, es una práctica que cuesta poco implementar y que evita una discusión costosa años después, cuando reconstruir esa información retroactivamente puede ser mucho más difícil.
Qué pasa si el contratista no está al día
Si al momento de verificar se detecta que el contratista no está afiliado o no ha pagado sus aportes correspondientes, la empresa contratante enfrenta una decisión que no debería tomarse a la ligera: pagar de todas formas sin exigir la regularización expone el gasto a un eventual rechazo de la deducción por parte de la DIAN, mientras que suspender el pago hasta que el contratista regularice su situación protege la posición tributaria de la empresa, aunque pueda generar fricción comercial con el contratista.
La práctica más prudente es dejar esta condición explícita por escrito en el contrato de prestación de servicios desde el inicio de la relación: el pago de honorarios queda condicionado a la presentación del soporte de PILA vigente, de forma que el contratista conozca la exigencia desde el principio y no se convierta en una sorpresa a mitad del contrato.
El riesgo de la UGPP frente a la empresa contratante
La Unidad de Gestión Pensional y Parafiscal (UGPP) tiene, entre sus funciones, fiscalizar el cumplimiento de las obligaciones frente al Sistema de Seguridad Social Integral, y dentro de esa facultad puede requerir tanto a los trabajadores independientes como a las empresas que les contratan. Cuando la UGPP determina que una empresa no verificó adecuadamente la afiliación de sus contratistas, el requerimiento no se limita a señalar el incumplimiento del independiente: puede derivar en sanciones para la empresa por no haber cumplido su deber de verificación bajo la Ley 828 de 2003, además de abrir la puerta a que la DIAN, de forma independiente, cuestione la deducibilidad de esos pagos en la declaración de renta del período correspondiente.
Este doble frente —UGPP por el lado de la seguridad social, DIAN por el lado tributario— es lo que hace que el costo de no verificar sea, en la práctica, mayor que el costo de implementar un control sistemático desde el primer pago.
Riesgos laborales: cuándo el contratante debe afiliar directamente
Existe una situación distinta que conviene no confundir con la verificación general de salud y pensión: cuando el contratista independiente presta el servicio de forma presencial en las instalaciones de la empresa contratante, o cuando la actividad contratada implica un riesgo laboral relevante, la normativa de riesgos laborales —desarrollada a partir de la Ley 1562 de 2012— puede trasladar al contratante la obligación de afiliar directamente al contratista a una Administradora de Riesgos Laborales (ARL), y no simplemente verificar que él mismo lo haya hecho. Confundir este supuesto con el de la verificación general de salud y pensión es un error frecuente que deja al contratista sin cobertura real ante un accidente durante la prestación del servicio.
Antes de asumir que basta con verificar la PILA general del contratista, conviene revisar si las condiciones específicas del contrato —lugar de ejecución, tipo de actividad, duración— activan esta obligación adicional y distinta de afiliación directa a riesgos laborales por cuenta del contratante.
Cómo documentar la verificación mes a mes
Un proceso ordenado de verificación no depende de la memoria de quien procesa los pagos: conviene llevar un control simple, por contratista y por período, que registre la fecha de verificación, el período de la PILA revisada, el IBC reportado y quién realizó la revisión. Este registro no solo sirve como soporte ante una eventual fiscalización, sino que permite detectar a tiempo patrones problemáticos, como un contratista que reporta sistemáticamente un IBC muy inferior a lo que factura, antes de que se acumulen varios períodos sin regularizar.
Para empresas con varios contratistas simultáneos, integrar esta verificación al mismo proceso que ya se usa para la nómina de empleados directos —tema que profundizamos en nuestro artículo sobre outsourcing de nómina y cuándo conviene tercerizarlo— suele ser más eficiente que manejarlo como un proceso aislado y manual dentro de contabilidad.
Checklist antes de pagar honorarios a un independiente
- ¿Tienes el comprobante de pago de PILA del contratista correspondiente al mismo período que estás pagando?
- ¿El IBC reportado guarda una proporción razonable frente al valor de los honorarios facturados?
- ¿El contrato de prestación de servicios incluye la cláusula que condiciona el pago a la verificación de aportes?
- ¿El contratista presta el servicio en tus instalaciones o en condiciones que podrían activar la obligación de afiliarlo directamente a una ARL?
- ¿Existe un registro documentado de la verificación mes a mes, o depende de que alguien se acuerde de pedirlo?
- ¿Conservas estos soportes durante el mismo período que conservas el resto de tu documentación tributaria?
El punto de fondo
Contratar bajo la figura de prestación de servicios no traslada todo el riesgo de la seguridad social al contratista: la empresa que paga honorarios tiene un deber de verificación exigido por la Ley 828 de 2003 y condicionado tributariamente por el artículo 108 del Estatuto Tributario. No verificar no solo expone al contratista; expone a la empresa a perder la deducción del gasto y a un requerimiento de la UGPP. El costo de implementar el control es mínimo frente al de no tenerlo cuando llega la fiscalización.
¿Tu empresa contrata independientes de forma recurrente y no tiene un proceso sistemático de verificación de aportes? En Acierto Contable te ayudamos a implementar un control ordenado de PILA por contratista, a revisar tus contratos de prestación de servicios y a proteger la deducibilidad de esos pagos ante una eventual fiscalización. Conoce nuestro outsourcing de nómina y nuestro outsourcing para empresas. Si además manejas personal directo, revisa nuestro artículo sobre liquidación de prestaciones sociales y los errores más frecuentes. Agenda un primer diagnóstico sin costo en nuestra asesoría gratuita o agenda una cita en línea.
Este contenido tiene fines informativos y se basa en la normativa colombiana vigente. Las cifras en UVT, tasas y fechas de vencimiento se actualizan cada año: verifica los valores aplicables a tu período o consúltanos.