Una empresa de confecciones en el Valle de Aburrá recibió un requerimiento de información de la UGPP: le pedían explicar por qué el ingreso base de cotización de varios operarios reportado en la PILA no coincidía con los pagos registrados en su nómina electrónica ante la DIAN. El área de nómina revisó el caso y encontró la causa: unas bonificaciones de producción se habían pagado por transferencia aparte y nunca quedaron incluidas en la base de aportes. No era fraude, era un descuadre operativo, pero igual terminó en un proceso de varios meses y en el pago de intereses de mora.
Casos como este se están volviendo más frecuentes porque la UGPP y la DIAN cruzan cada vez con más detalle la PILA frente a la nómina electrónica. Lo que antes pasaba desapercibido -una bonificación mal clasificada, un trabajador con fechas de ingreso distintas en cada sistema- hoy activa alertas automáticas. Para un área contable o de nómina, entender cómo funciona ese cruce es la mejor forma de evitar que un error operativo se convierta en un proceso sancionatorio.
Por qué la UGPP cruza PILA con nómina electrónica
La Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales (UGPP) tiene como función verificar que los aportes a seguridad social y parafiscales se liquiden correctamente. Para eso, cruza la información de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA) con otras fuentes: la nómina electrónica que las empresas reportan a la DIAN, los datos de Colpensiones, las EPS, las administradoras de riesgos laborales y la información que reportan las entidades financieras.
Cuando estas fuentes no coinciden -por ejemplo, un trabajador que aparece en la nómina electrónica pero no en la PILA, o un ingreso base de cotización más bajo en PILA que el salario reportado en nómina- el sistema genera una inconsistencia que puede derivar en un requerimiento de información y, si no se resuelve, en un proceso de determinación de aportes con sanción.
Qué cambió con la Ley 2466 de 2025
La reforma laboral aprobada mediante la Ley 2466 de 2025 modificó varios aspectos que impactan directamente el cálculo de la nómina y, por lo tanto, lo que debe quedar reflejado tanto en PILA como en nómina electrónica:
- El recargo nocturno ahora inicia a las 7:00 p. m. (antes iniciaba a las 9:00 p. m.), un cambio que ya está vigente.
- El recargo por trabajo en domingo y festivo sube de forma escalonada: pasó de 75% a 80% desde julio de 2025, llega a 90% desde julio de 2026 y alcanzará 100% desde julio de 2027.
- Se ratifica la jornada máxima semanal de 42 horas y se limita el trabajo suplementario a un máximo de 2 horas diarias y 12 semanales.
- El contrato a término indefinido se establece como la regla general, y los contratos a término fijo tienen un límite de duración.
Cada uno de estos cambios mueve el valor del ingreso base de cotización para los trabajadores que tienen turnos nocturnos, dominicales o festivos. Si tu liquidación de nómina no se actualizó con estos porcentajes, es muy probable que ya exista una diferencia entre lo que calculas y lo que deberías estar aportando.
Las diferencias más comunes entre PILA y nómina electrónica
En la práctica, la mayoría de inconsistencias que terminan en un requerimiento de la UGPP se repiten entre empresas de distintos sectores:
- Pagos variables (bonificaciones, comisiones, viáticos no constitutivos de salario mal clasificados) que se reportan en la nómina electrónica pero no se incluyen en el ingreso base de cotización de la PILA.
- Trabajadores vinculados durante el mes que aparecen en nómina electrónica con su salario completo, pero en PILA se liquidan con una base inferior por errores de proporcionalidad de días.
- Novedades de incapacidad, licencia de maternidad o vacaciones que se reportan distinto en cada sistema, generando bases de cotización que no cuadran con los días efectivamente trabajados.
- Auxilios de transporte o alimentación que se tratan como no salariales en nómina electrónica, pero que, según su naturaleza real, sí deberían hacer parte de la base de aportes.
- Trabajadores independientes con contrato de prestación de servicios que, por las características reales de la relación, deberían tratarse como dependientes y cotizar sobre una base distinta.
Ninguna de estas diferencias es necesariamente intencional. La mayoría nace de procesos manuales, de plantillas de nómina desactualizadas o de la falta de un punto único de verdad entre el área de nómina y la que liquida la PILA.
Cómo se calculan hoy las sanciones de la UGPP
El régimen sancionatorio de la UGPP está contenido en el artículo 179 de la Ley 1607 de 2012, modificado por el artículo 314 de la Ley 1819 de 2016, y se expresa en UVT. Para 2026, con el valor de la UVT en 52.374 pesos según la Resolución 000238 de 2025 de la DIAN, estas son las sanciones más relevantes para un empleador:
- Omisión o mora en el pago de aportes: 5% del valor dejado de liquidar y pagar, por cada mes o fracción de mes de retraso, sin exceder el 100% del valor adeudado. Si no se paga dentro del plazo para responder al requerimiento de la UGPP, la tarifa sube al 10% mensual, sin exceder el 200%.
- Inexactitud en la liquidación de aportes: 35% de la diferencia entre lo pagado y lo que debía pagarse, si corriges dentro del plazo para responder al requerimiento. Si no corriges y la UGPP determina el valor mediante liquidación oficial, la sanción sube al 60% de esa diferencia.
- No suministrar información cuando la UGPP la solicita: 5 UVT por cada día de retraso en la entrega, sin que el total supere 15.000 UVT, con posibilidad de reducción de la sanción (10%, 20% o 30%) según qué tan rápido se entregue la información completa.
Hay un punto a favor del empleador que vale la pena resaltar: si corriges o declaras tus autoliquidaciones antes de que la UGPP te notifique un requerimiento de información, no se aplican las sanciones de omisión ni de inexactitud. Solo se pagan los aportes correspondientes más los intereses de mora. Es la misma lógica de la corrección voluntaria que existe en materia tributaria: entre más rápido actúes, menor es el costo.
Qué documentos debe tener lista tu empresa
Si llega un requerimiento de la UGPP, el tiempo de respuesta se reduce considerablemente si ya tienes organizado:
- Las planillas PILA de los periodos cuestionados, con los soportes de pago.
- Los comprobantes de nómina electrónica validados por la DIAN de esos mismos periodos.
- Los contratos de trabajo vigentes, con sus otrosíes si hubo cambios de salario o jornada.
- El detalle de novedades: incapacidades, licencias, vacaciones, suspensiones.
- El soporte de cómo se calculó cada concepto salarial y no salarial, especialmente bonificaciones y auxilios.
Tener esta información lista no solo acelera la respuesta: en muchos casos permite demostrar que la diferencia detectada por la UGPP tiene una explicación válida, sin que eso signifique que hay un valor dejado de pagar.
Checklist mensual para conciliar PILA y nómina electrónica
La forma más eficiente de evitar este tipo de requerimientos es conciliar antes de presentar, no después de que llegue el requerimiento. Un checklist mensual básico incluye:
- Comparar el listado de trabajadores activos en nómina electrónica contra el listado reportado en PILA del mismo periodo.
- Verificar que el ingreso base de cotización de cada trabajador incluya todos los conceptos que la ley considera salariales, incluyendo los nuevos recargos de la Ley 2466 de 2025.
- Revisar que las novedades (ingresos, retiros, incapacidades, licencias) tengan la misma fecha y el mismo tratamiento en ambos sistemas.
- Confirmar que los auxilios no salariales cumplan realmente los requisitos legales para no hacer parte de la base de cotización.
- Dejar un responsable único que apruebe la nómina y la PILA del mes antes de presentar ambas, para evitar que se liquiden con información distinta.
Qué revisar antes de presentar la nómina y la PILA de cada mes
Más allá del checklist mensual, conviene que el área contable tenga un momento de corte fijo -por ejemplo, los dos primeros días hábiles del mes siguiente- donde se validen juntas la nómina electrónica y la PILA antes de su presentación definitiva. En ese corte, las preguntas clave son: ¿todos los trabajadores que debían estar activos quedaron reportados en ambos sistemas?, ¿los recargos nocturnos, dominicales y festivos del periodo se calcularon con los porcentajes vigentes a la fecha?, ¿hay algún pago extraordinario del mes que no quedó clasificado correctamente como salarial o no salarial?
Este corte no debería recaer solo en la persona que liquida la nómina. Idealmente lo revisa también quien presenta la PILA, y en empresas más grandes, el contador de cierre mensual, para que haya al menos dos miradas distintas sobre la misma información antes de enviarla a la DIAN y a los operadores de PILA.
El costo de no tener un responsable único del proceso
Un patrón que se repite en los requerimientos de la UGPP es que la empresa tiene la nómina en un sistema, la PILA en otro, y nadie concilia ambos de forma sistemática porque «cada quien hace lo suyo». Cuando el área de talento humano calcula la nómina con unos criterios y el área financiera liquida la PILA con otros, las diferencias se acumulan mes a mes sin que nadie las note, hasta que llega el requerimiento y hay que revisar, a veces, más de un año de información acumulada.
Asignar un responsable único que apruebe ambos reportes antes de presentarlos -o centralizar el proceso en un outsourcing especializado- reduce drásticamente este riesgo, porque obliga a que exista una sola versión de los hechos: el salario que ganó cada trabajador, los días que trabajó y los recargos que le correspondieron.
Cuándo conviene apoyarte en un outsourcing de nómina
Cuando una empresa crece, contrata personal con turnos variables o empieza a operar en varias ciudades, mantener la conciliación entre PILA y nómina electrónica de forma manual se vuelve cada vez más propenso a errores. Un outsourcing de nómina centraliza el cálculo de salarios, recargos, prestaciones y aportes en un solo proceso, reduciendo el riesgo de que la información reportada a la DIAN y a la UGPP no coincida.
Esto es especialmente relevante para empresas con operación 24/7 o con trabajadores en turnos nocturnos y dominicales, donde los cambios de la Ley 2466 de 2025 tienen mayor impacto en el costo laboral real. Si quieres profundizar en cómo se valida hoy el documento soporte de nómina electrónica ante la DIAN, puedes revisar nuestro artículo sobre qué valida la DIAN y qué rechaza en ese documento.
Conciliar antes de que la UGPP te cruce la información
La lección detrás de este tipo de procesos es siempre la misma: la inconsistencia rara vez nace de mala fe, pero el costo de no detectarla a tiempo sí es real, tanto en sanciones como en el tiempo que consume responder un requerimiento. Si tu empresa no tiene hoy un proceso formal de conciliación mensual entre PILA, nómina electrónica y contabilidad, es el momento de establecerlo, antes de que sea la UGPP quien te avise del descuadre.
En Acierto Contable acompañamos a empresas de distintos sectores a poner en orden su nómina, su PILA y su reporte ante la DIAN, revisando que los tres sistemas cuenten la misma historia. Si quieres que revisemos el estado actual de tu empresa, puedes agendar una cita en línea y evaluamos juntos dónde están tus mayores riesgos de inconsistencia.
Este contenido tiene fines informativos y se basa en la normativa colombiana vigente. Las cifras en UVT, tasas y fechas de vencimiento se actualizan cada año: verifica los valores aplicables a tu período o consúltanos.