Una empresa de tecnología en Medellín había terminado su proceso de constitución hacía apenas tres semanas y ya tenía un candidato listo para firmar contrato. El fundador pensó que bastaba con acordar el salario y pedirle la cuenta bancaria para hacer la primera transferencia. Nadie le había dicho que, antes de que el nuevo empleado pusiera un pie en la oficina, la empresa debía tenerlo afiliado a salud, pensión, ARL y caja de compensación, y que el documento soporte de nómina electrónica era obligatorio desde el primer pago, sin importar que la empresa apenas tuviera un trabajador.
Pasar de cero a un empleado es uno de los saltos más delicados para una empresa recién constituida, porque de un momento a otro aparecen obligaciones de seguridad social, parafiscales y reporte electrónico que no existían cuando la empresa solo facturaba. Si tu empresa está por contratar a su primer trabajador, esto es lo que debe estar listo antes de la primera nómina.
Afiliaciones obligatorias antes del primer día de trabajo
La regla general es que las afiliaciones a seguridad social deben quedar hechas antes de que el trabajador empiece a laborar, no después. Como empleador, debes gestionar:
- Salud (EPS): el trabajador elige libremente la EPS a la que quiere pertenecer; tú, como empleador, formalizas la vinculación laboral en el sistema.
- Pensión (AFP o fondo público): igual que la salud, la elección es del trabajador, pero el empleador debe reportar la novedad de ingreso.
- Riesgos laborales (ARL): aquí la elección es del empleador, no del trabajador. Es el punto más sensible porque la cobertura solo opera desde el momento en que la afiliación queda reportada; si ocurre un accidente antes de afiliar, la empresa puede terminar asumiendo directamente los costos que debería cubrir la ARL.
- Caja de Compensación Familiar: da acceso a subsidio familiar, recreación y otros beneficios, y la afiliación también corre por cuenta del empleador.
Un error común en empresas nuevas es dejar la afiliación «para cuando ya esté firmado el contrato» y terminar afiliando el mismo día en que el empleado ya trabajó, o incluso después. Lo correcto es completar el proceso antes de esa fecha.
Qué información necesita tu contador para liquidar la primera nómina
Antes de calcular el primer pago, tu contador o tu outsourcing de nómina necesita, como mínimo:
- Tipo y duración del contrato (indefinido, fijo, obra o labor).
- Salario acordado y si incluye o no auxilio de transporte.
- Fecha exacta de ingreso.
- EPS, fondo de pensión y, si aplica, fondo de cesantías elegidos por el trabajador.
- Datos para el reporte de la novedad en la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA).
- Jornada laboral y si habrá turnos, recargos nocturnos o dominicales desde el inicio.
Entregar esta información completa desde el primer día evita que la primera liquidación salga con errores que luego hay que corregir con notas de ajuste, tanto en la nómina como en el documento soporte electrónico.
El auxilio de transporte y el salario mínimo en 2026
Para 2026, el salario mínimo legal mensual vigente en Colombia quedó en $1.750.905, según el Decreto 1469 de 2025, y el auxilio de transporte en $249.095, según el Decreto 1470 de 2025. El auxilio de transporte se paga a los trabajadores que ganan hasta dos salarios mínimos y no tengan transporte proporcionado por la empresa, y su valor no hace parte del salario para efectos de calcular aportes a seguridad social (aunque sí se tiene en cuenta para prestaciones sociales como la prima y las cesantías).
Dado que en 2026 hubo discusión jurídica alrededor del decreto de salario mínimo, si tu empresa va a contratar en los próximos meses conviene confirmar con tu asesor que el valor vigente no haya sido modificado por un decreto posterior antes de fijar el salario en el contrato.
Documento soporte de nómina electrónica: obligatorio desde el primer pago
La nómina electrónica, regulada principalmente por la Resolución DIAN 000013 de 2021 y las normas que la han modificado, es un documento soporte que se transmite a la DIAN como parte del sistema de facturación electrónica. A diferencia de lo que muchos emprendedores creen, no existe un número mínimo de empleados para empezar a generarlo: desde que tu empresa hace su primer pago laboral a un trabajador vinculado por contrato, debe generar y transmitir el documento soporte correspondiente a ese período.
Esto significa que, si tu empresa recién constituida contrata a su primer empleado, debe tener resuelto antes del primer pago:
- La habilitación como facturador electrónico (o el software que genera también el documento soporte de nómina).
- El set de pruebas ante la DIAN, si tu proveedor tecnológico lo requiere.
- Un proceso para generar el documento soporte cada mes, de forma independiente a si el pago se hizo quincenal, mensual o en otra periodicidad, porque el reporte a la DIAN es mensual.
Si ya resolviste la habilitación de facturación electrónica de tu empresa, puedes revisar en nuestro artículo sobre habilitación de facturación electrónica al constituir tu empresa si tu proveedor también cubre el documento soporte de nómina, o si necesitas un módulo adicional. También profundizamos en los errores más comunes en nuestro artículo sobre qué valida y qué rechaza la DIAN en el documento soporte de nómina electrónica.
Contrato laboral vs. prestación de servicios: el riesgo de simular uno por el otro
Una tentación frecuente en empresas nuevas es «contratar» al primer colaborador mediante un contrato de prestación de servicios para evitar, en apariencia, las cargas de seguridad social y parafiscales. El problema es que, si en la práctica existe subordinación (horario fijo, órdenes directas, exclusividad, herramientas de trabajo entregadas por la empresa), un juez laboral o el Ministerio del Trabajo puede declarar que ese contrato era en realidad una relación laboral disfrazada.
Las consecuencias de esa figura, conocida como contrato realidad, incluyen el pago retroactivo de prestaciones sociales, aportes a seguridad social no pagados con sus intereses, y sanciones. Si la naturaleza de la labor implica subordinación, lo más seguro jurídica y financieramente es formalizar un contrato laboral desde el inicio.
Costos reales de un empleado más allá del salario
El salario que acuerdas con tu primer empleado no es el costo total que asume la empresa. A ese valor hay que sumar, entre otros:
- Prestaciones sociales: cesantías, intereses sobre cesantías, prima de servicios y vacaciones.
- Aportes a salud y pensión (una parte a cargo del empleador y otra del trabajador).
- Aportes a la Caja de Compensación Familiar, a cargo del empleador.
- Aporte a riesgos laborales (ARL), con una tarifa que depende del nivel de riesgo de la actividad.
- Dotación, si el cargo lo exige por norma (trabajadores que ganan hasta dos salarios mínimos y cumplen más de tres meses en la empresa).
Un punto que alivia parcialmente este costo es la exoneración de aportes parafiscales prevista en el artículo 114-1 del Estatuto Tributario: las empresas que son contribuyentes del impuesto de renta quedan exoneradas de pagar aportes al SENA, al ICBF y, para esos mismos trabajadores, a salud, respecto de los empleados que devenguen, individualmente considerados, menos de 10 salarios mínimos mensuales legales vigentes. Esta exoneración no aplica a la Caja de Compensación Familiar ni a la ARL, que siempre corren por cuenta del empleador. Si tu empresa tiene dudas sobre si aplica a su caso particular (por ejemplo, si está en el Régimen Simple o tiene un régimen tributario especial), conviene confirmarlo con tu asesor antes de proyectar el costo de la nómina.
Cómo clasificar el riesgo laboral de tu primer empleado
La tarifa de ARL que paga tu empresa no es un valor fijo: depende del nivel de riesgo que la normativa asigna a la actividad económica que realmente desempeña el trabajador, clasificado en cinco niveles, del riesgo I (mínimo, como labores de oficina) al riesgo V (máximo, como trabajos en alturas o con maquinaria pesada). Un error común en empresas nuevas es afiliar a todo el personal con la clase de riesgo que corresponde a la actividad general de la empresa en el RUT, sin revisar si el cargo específico de ese trabajador implica un riesgo distinto.
Por ejemplo, una empresa de servicios de tecnología que contrata a un mensajero o a un técnico que hace visitas en moto no puede afiliar a esa persona con el mismo nivel de riesgo que a quienes trabajan solo desde la oficina, porque la exposición real es distinta. Clasificar mal el riesgo no solo afecta la tarifa que pagas: también puede generar discusiones con la ARL si ocurre un accidente y la actividad reportada no corresponde con la que realmente realizaba el trabajador al momento del incidente.
PILA: cómo se paga el primer mes y errores comunes
El pago de los aportes a seguridad social y parafiscales se hace a través de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA), usando un operador autorizado. En el primer mes de una empresa nueva, los errores más frecuentes son:
- Reportar el ingreso del trabajador con una fecha distinta a la real, lo que puede dejar días sin cobertura de ARL.
- Calcular el IBC (ingreso base de cotización) sin incluir todos los conceptos salariales que deben hacer parte de esa base.
- No marcar correctamente la exoneración de aportes cuando la empresa sí tiene derecho a aplicarla, lo que genera un pago mayor al que correspondía.
- Pagar la planilla después de la fecha límite, que también depende del último dígito del NIT, generando intereses de mora sobre los aportes.
Si tu empresa ya tiene nómina electrónica funcionando, pero la PILA no siempre cruza con esos valores, te puede servir revisar nuestro artículo sobre PILA y nómina electrónica: cómo cuadrar los aportes para que la UGPP no te cruce inconsistencias.
Periodo de prueba y preaviso: lo que también debe quedar en el contrato
Además del salario y el tipo de contrato, dos cláusulas que las empresas nuevas suelen dejar en blanco o copiar de internet sin ajustarlas son el período de prueba y las condiciones de terminación. El período de prueba, cuando se pacta, permite a cualquiera de las dos partes terminar el contrato sin que se genere indemnización por despido, pero debe quedar pactado por escrito desde el inicio; si no se pactó, no se puede alegar después. Revisar que el contrato que vas a firmar esté completo, y no sea solo una plantilla genérica descargada de internet, evita sorpresas si la relación laboral no funciona como se esperaba en los primeros meses.
Checklist de documentos que debes pedirle al nuevo empleado
Antes de la fecha de ingreso, pide al candidato:
- Cédula de ciudadanía o documento de identidad.
- Hoja de vida con datos de contacto y referencias.
- Certificación de afiliación o preferencia de EPS, fondo de pensión y, si aplica, fondo de cesantías.
- Número de cuenta bancaria para el pago de la nómina.
- Certificado de estudios o experiencia, si el cargo lo requiere para fines de verificación.
Tener esta información centralizada desde el primer contrato evita retrasos cuando llegue el momento de hacer la primera afiliación y la primera liquidación.
Por qué conviene tercerizar la nómina desde el primer empleado
Muchas empresas esperan a tener cinco, diez o veinte empleados para pensar en tercerizar la nómina, cuando en realidad el primer empleado es el momento más riesgoso: es cuando se cometen los errores de afiliación, de parametrización del documento soporte y de cálculo de aportes, precisamente porque todavía no hay un proceso probado. Un outsourcing de nómina que ya gestiona estas afiliaciones y reportes para otras empresas puede evitarte ese aprendizaje a punta de errores. Si quieres entender en qué casos conviene tercerizar y en cuáles no, revisa nuestro artículo sobre cuándo conviene tercerizar la liquidación de la planilla y cuándo no.
Si tu empresa está por contratar a su primer empleado y quieres evitar errores desde la primera nómina, puedes solicitar una asesoría gratuita o agendar tu cita en línea con nuestro equipo antes de firmar el contrato.
Este contenido tiene fines informativos y se basa en la normativa colombiana vigente. Las cifras en UVT, tasas y fechas de vencimiento se actualizan cada año: verifica los valores aplicables a tu período o consúltanos.