La revisoría fiscal DIAN está en el centro del debate. Mientras la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales intensifica sus controles y monitoreo en tiempo real, las empresas colombianas descubren que ya no basta con “hacer las cosas bien”: ahora deben demostrarlo con evidencia dura, trazable y bien archivada.
En este contexto, el rol del revisor fiscal pasa de ser un “veedor de confianza” a convertirse en el gestor de la evidencia que puede marcar la diferencia entre una fiscalización tranquila o una tormenta de requerimientos, sanciones y cierres.
Tabla de contenidos
La nueva realidad de costos para las pymes constructoras en Antioquia
Inflación en materiales y servicios de construcción
En los últimos años, los precios de materiales clave de construcción —cemento, acero, acabados, logística, mano de obra especializada— han venido subiendo de forma sostenida. No hace falta citar cifras puntuales para que cualquier constructor en Antioquia lo sienta en carne propia: la inflación pega de frente en cada cotización que llega al correo y en cada renegociación con proveedores.
El problema no es solo que los materiales cuesten más, sino que muchas pymes no han actualizado su estructura de costos ni sus tarifas con la misma velocidad. Se sigue presupuestando con tablas viejas, con “supuestos” de hace dos o tres años, o copiando el presupuesto del proyecto anterior “ajustando un poquito”. En un entorno inflacionario esto es una receta perfecta para perder rentabilidad.
Cuando la caja se aprieta pero las ventas no bajan
Un síntoma típico: la empresa factura, las ventas crecen o se mantienen, pero la caja cada vez alcanza menos. Se paga nómina, proveedores, arriendos, seguros, pero no queda ese colchón que permita respirar. Esto suele ser señal de una mezcla peligrosa de mala gestión de costos, costos ocultos y decisiones de precio desconectadas de la realidad actual.
Muchas pymes constructoras siguen trabajando con márgenes “históricos” que ya no reflejan el peso real de los costos. En otras palabras: la empresa cree que está ganando un 20 %, pero al final, cuando se incluye todo, la utilidad real puede ser del 5 % o incluso negativa.
¿Qué son los costos ocultos en la construcción y por qué destruyen la rentabilidad?
Ejemplos típicos en obras pequeñas y medianas
Los costos ocultos en la construcción son todos aquellos costos que afectan la rentabilidad de la obra pero que no están claramente identificados, medidos o controlados en el presupuesto y el seguimiento del proyecto. No son “fantasmas”: están ahí, pero nadie los está mirando.
Algunos ejemplos frecuentes en pymes constructoras:
Tiempos muertos de cuadrillas esperando material o instrucciones.
Reprocesos por cambios de diseño de última hora o por errores en ejecución.
Compras de urgencia con sobreprecio porque no se planearon bien los pedidos.
Desplazamientos adicionales a obra por falta de coordinación.
Horas extras que se vuelven la norma y no la excepción.
Costos administrativos (contabilidad, coordinación, visitas, gestión) que nunca se cargan a la obra.
Cada uno, por separado, puede parecer pequeño. Pero sumados en varios proyectos, mes tras mes, pueden comerse completamente la utilidad de la empresa.
Del “eso no es tan grave” al “¿dónde quedó la utilidad?”
En muchas reuniones de cierre de proyecto, el comentario es el mismo: “Nos fue bien, pero no ganamos lo que esperábamos”. Y casi siempre se justifica con frases como:
“Hubo unos detalles que tocó corregir, pero nada grave”.
“El cliente pidió unos cambios, pero eso pasa en todas las obras”.
“Tuvimos unos sobrecostos, pero alcanzó a salir”.
Lo que se está normalizando son costos ocultos que nadie está cuantificando. Mientras no se conviertan en números, seguirán bajo el radar, recortando el margen en silencio.
Tres focos donde se esconden los costos ocultos en obras
Mano de obra: tiempos muertos, reprocesos y mala coordinación
La mano de obra es uno de los rubros más sensibles para la gestión de costos en obras de construcción. Sin embargo, pocos equipos miden:
Cuánto tiempo pasan las cuadrillas realmente produciendo versus esperando.
Cuántas horas se van en reprocesar trabajos mal ejecutados.
Cuánto cuesta económicamente un error de coordinación entre diseño y obra.
Estos tiempos muertos y reprocesos son costos ocultos clásicos: se pagan nómina y prestaciones completas, pero una parte del tiempo no se traduce en avance real. En pymes, esto puede ser la diferencia entre un proyecto rentable y uno que apenas “sale tablas”.
Si quieres dejar de “adivinar” la rentabilidad de tus obras y empezar a tomar decisiones con datos, vale la pena sentarte a revisar tu estructura de costos con un especialista.
Tu próxima obra puede ser igual de bonita… pero mucho más rentable.
Materiales y compras de última hora
Otro foco habitual de costos ocultos son las compras no planificadas:
Pedidos urgentes que obligan a pagar más por transporte.
Elecciones de materiales de última hora con precios más altos.
Pérdidas por mala manipulación o almacenamiento en obra.
Cuando no se hace un buen análisis de costos ni una planificación detallada de compras, se vive “apagando incendios” y pagando más de lo necesario. En un contexto de inflación, este hábito multiplica su efecto negativo.
Gestión administrativa, financiera y costos de oportunidad
Finalmente, están los costos que casi nunca se cargan a las obras:
Tiempo del equipo administrativo gestionando contratos, licencias y permisos.
Tiempo del arquitecto o director de obra en reuniones y visitas adicionales.
Costos financieros por retrasos en cobros o por financiar al cliente.
Si estos rubros no se incluyen en la estructura de costos, la empresa termina regalando trabajo y asumiendo riesgos sin cobrarlos. Son costos de oportunidad que reducen la rentabilidad real del negocio.
Paso 3: Definir acciones concretas para recuperar rentabilidadUn enfoque práctico para empresas y revisores fiscales es trabajar con un checklist de evidencia. Entre los puntos mínimos a cubrir:
Contabilidad y estados financieros
Libros obligatorios actualizados y respaldados.
Conciliaciones bancarias mensuales.
Soporte de saldos significativos (cartera, proveedores, préstamos).
Impuestos
Declaraciones de renta, IVA, INC, retenciones, industria y comercio.
Certificados de retención y documentos de pago.
Soporte de beneficios tributarios aplicados (si los hay).
Facturación y ventas
Registro completo de facturas electrónicas y POS electrónicos.
Políticas de facturación, descuentos y devoluciones.
Soportes de medios de pago recibidos (transferencias, datáfonos, plataformas).
Nómina y seguridad social
Contratos de trabajo, nómina electrónica, planillas de seguridad social.
Soportes de prestaciones, bonificaciones y auxilios no salariales debidamente documentados.
Gobierno corporativo
Actas de asamblea y junta directiva.
Políticas contables y tributarias aprobadas.
Manuales de control interno y matrices de riesgos (si existen).
Cómo hacer un análisis de costos sencillo para tu pyme constructora
Paso 1: Armar la estructura de costos de la obra
Antes de hablar de costos ocultos, hay que ordenar los visibles. Un análisis de costos sencillo debería partir de:
Costos directos de materiales.
Costos directos de mano de obra.
Costos indirectos de obra (herramientas, equipos, transporte).
Costos administrativos y financieros asociados al proyecto.
Lo ideal es construir una estructura de costos clara por proyecto, donde cada rubro tenga un presupuesto inicial y un seguimiento periódico. Esto ayuda a que luego sea más fácil detectar desviaciones.
Paso 2: Identificar fugas y costos ocultos con datos reales
Con la estructura armada, el siguiente paso es identificar:
¿En qué rubros estás gastando más de lo presupuestado?
¿Cuántas horas de mano de obra se van en reprocesos o tiempos muertos?
¿Cuántos viajes adicionales se hicieron a obra que no estaban previstos?
¿Qué costos administrativos no se han cargado a la obra?
Aquí es clave convertir lo “informal” en números. Por ejemplo, registrar en una hoja de cálculo:
Horas extra por proyecto.
Visitas adicionales y su costo.
Compras de emergencia y su sobreprecio.
Ese ejercicio suele revelar con claridad dónde están los costos ocultos en la construcción.
Paso 3: Definir acciones concretas para recuperar rentabilidad
Paso 3: Definir acciones concretas para recuperar rentabilidadLas pymes suelen ver la revisoría fiscal como un costo obligatorio, pero, bien gestionada, puede ser un seguro preventivo frente a la DIAN. Algunas recomendaciones:
Involucrar al revisor fiscal en decisiones clave (cambios en modelo de negocio, fusiones, nuevas líneas).
Realizar cortes internos de revisión durante el año, no solo al cierre.
Documentar por escrito los criterios adoptados ante situaciones complejas (por ejemplo, ingresos atípicos, provisiones, descuentos especiales).
Invertir en herramientas tecnológicas básicas: software contable confiable, gestión documental y reportes que faciliten la trazabilidad.
Herramientas e indicadores para vigilar la rentabilidad de tus proyectos
Indicadores clave de rentabilidad en construcción
Al menos, una pyme constructora debería monitorear:
Margen bruto por proyecto: (Ingresos – costos directos) / Ingresos.
Margen neto por proyecto: utilidad real después de todos los costos.
Desviación de costos: diferencia entre lo presupuestado y lo ejecutado.
Productividad de la mano de obra: metros/cuadrilla/día, por ejemplo.
Estos indicadores permiten ver si la gestión de costos va en la dirección correcta o si los costos ocultos siguen filtrándose en cada obra.
Tableros de control y reportes que sí usan los gerentes
No se trata de llenar a la empresa de reportes, sino de tener un tablero sencillo y accionable:
Un resumen mensual por proyecto con ingresos, costos y utilidad.
Gráficas básicas de desviación de costos y márgenes.
Alertas cuando un proyecto se sale de ciertos rangos.
Hoy existen herramientas digitales y tableros de control que ayudan a ver la información en tiempo real. Lo importante es que el gerente, el arquitecto y el director de obra los revisen y tomen decisiones, no que queden “bonitos” y olvidados.
o se trata de llenar a la empresa de reportes, sino de tener un tablero sencillo y accionable:
Un resumen mensual por proyecto con ingresos, costos y utilidad.
Gráficas básicas de desviación de costos y márgenes.
Alertas cuando un proyecto se sale de ciertos rangos.
Hoy existen herramientas digitales y tableros de control que ayudan a ver la información en tiempo real. Lo importante es que el gerente, el arquitecto y el director de obra los revisen y tomen decisiones, no que queden “bonitos” y olvidados.
Llamado a los arquitectos y constructores: o gestionan sus costos o la inflación decide por ustedes
Cambios culturales y de gestión que necesita tu empresa
La coyuntura actual exige un cambio de chip: ya no basta con diseñar bien y ejecutar “bonito”. Las pymes constructoras que sobrevivirán son las que entienden la gestión de costos como un radar permanente de rentabilidad, no como un dolor de cabeza que se ve solo al final de la obra.
Algunos cambios clave:
Hablar de números y márgenes en las reuniones de diseño y planeación.
Medir tiempos, reprocesos y desviaciones como parte del informe de obra.
Involucrar al equipo en la tarea de cuidar la rentabilidad, no solo el cronograma.
Cuándo es momento de pedir ayuda a un especialista en gestión de costos
Si reconoces alguno de estos síntomas, es buena señal para pedir apoyo externo:
Facturas mucho, pero no sabes exactamente cuánto ganas por proyecto.
Siempre hay sobrecostos, pero nadie tiene claro de cuánto.
Sientes que trabajas más, pero la caja cada vez se aprieta más.
Un especialista en gestión de costos y análisis de rentabilidad puede ayudarte a:
Rediseñar tu estructura de costos.
Armar tableros y reportes útiles.
Identificar y reducir costos ocultos en tus obras.
5.1 FAQ (Preguntas frecuentes)
1. ¿Qué son los costos ocultos en la construcción y cómo afectan mi obra?
Son costos que sí existen, pero no están claramente registrados ni controlados (tiempos muertos, reprocesos, compras urgentes, visitas adicionales). Al no incluirse en el presupuesto, reducen la rentabilidad real del proyecto.
2. ¿Cómo identificar costos ocultos en una obra pequeña de construcción?
Empieza registrando horas extra, reprocesos, viajes no previstos, compras de emergencia y tiempo administrativo dedicado al proyecto. Al convertirlos en números, verás cuánto están afectando tu margen.
3. ¿Cómo me afecta la inflación en los costos de materiales de construcción en Antioquia?
La inflación encarece materiales y servicios; si no actualizas tu estructura de costos y tus precios de venta, terminas financiando tú mismo el aumento de precios y perdiendo rentabilidad en cada obra.
4. ¿Qué indicadores puedo usar para medir la rentabilidad de mis proyectos de construcción?
Al menos mide margen bruto, margen neto por proyecto, desviación de costos frente al presupuesto y productividad de la mano de obra. Son indicadores claves para entender si tus obras realmente dejan utilidad.
5. ¿Qué errores comunes en gestión de costos matan la rentabilidad de las pymes constructoras?
No actualizar precios según inflación, presupuestar con datos viejos, normalizar reprocesos, no cargar costos administrativos a la obra y no medir tiempos muertos son errores muy frecuentes.
6. ¿Cómo hacer un análisis de costos sencillo para mi firma de arquitectura?
Define primero costos directos (materiales y mano de obra), luego los indirectos de obra y, finalmente, los administrativos y financieros. Usa una hoja de cálculo y compara periódicamente lo presupuestado con lo ejecutado.
7. ¿Cuándo debería buscar ayuda externa para mejorar la gestión de costos de mi empresa?
Cuando facturas bien, pero no sabes cuánto ganas por proyecto, cuando los sobrecostos se repiten o cuando sientes que trabajas más y cada vez te queda menos caja, es el momento ideal para pedir apoyo especializado.