Una ferretería mayorista del centro de Medellín, con cinco proveedores fijos y un contador de planta que llevaba la contabilidad desde su fundación, recibió hace unos meses un requerimiento de la Secretaría de Hacienda del Distrito por no haber declarado la retención de ICA de un bimestre completo. La empresa sí había pagado sus propios impuestos a tiempo, pero nadie revisó que, como comprador habitual de mercancía a proveedores sin gran contabilidad organizada, también tenía la obligación de actuar como agente retenedor de ICA en esas compras. El resultado fue una sanción por no declarar, además del valor de la retención que debía haber practicado.
Casos como este se repiten en muchas pymes de la ciudad porque la retención de ICA se percibe como un trámite menor frente al impuesto de Industria y Comercio propiamente dicho. Con el vencimiento del próximo bimestre ya en el calendario, es un buen momento para repasar quién debe declarar esta retención ICA Medellín noviembre 2026 y qué pasa si tu empresa no tuvo operaciones sujetas a retención en el periodo.
Qué es la retención en la fuente de ICA y quién debe practicarla
La retención en la fuente de Industria y Comercio (ReteICA) es un mecanismo de recaudo anticipado: cuando una empresa compra bienes o servicios gravados con ICA a un proveedor que opera en Medellín, la empresa compradora debe retener un porcentaje del pago y declararlo directamente ante la Secretaría de Hacienda del Distrito, en lugar de que todo el impuesto quede a cargo del vendedor al final del año gravable.
No todas las empresas son agentes retenedores de ICA de forma automática. En general, quedan obligadas a practicar la retención quienes la normativa distrital designa expresamente como agentes retenedores, entre ellos quienes tengan la calidad de grandes contribuyentes, entidades públicas, y en general los contribuyentes del régimen común que realicen pagos sujetos a ICA a proveedores del régimen simplificado o sin la capacidad de declarar directamente. Si tu empresa ya factura electrónicamente y compra con frecuencia a otros negocios en Medellín, lo más probable es que tengas esta obligación, aunque conviene confirmar tu calidad de agente retenedor directamente con la Secretaría de Hacienda o con tu contador.
Fecha límite: 18 de noviembre de 2026 para el bimestre septiembre-octubre
Según el calendario tributario del Distrito de Medellín para 2026, fijado mediante la Resolución 202550100057 de diciembre de 2025, el vencimiento para declarar y pagar la retención de ICA correspondiente al bimestre septiembre-octubre es el 18 de noviembre de 2026. Este plazo aplica tanto para la declaración de retención como para su respectivo pago, que deben presentarse de forma conjunta.
Si tu empresa ya tiene esta obligación identificada, lo más práctico es revisar desde ya las compras y pagos realizados durante septiembre y octubre que estuvieran sujetos a retención, para no dejar el cálculo para los últimos días antes del vencimiento.
Cómo presentar la declaración en la Zona ICA de la Alcaldía
La Secretaría de Hacienda de Medellín habilita la presentación y pago de las declaraciones de ICA, incluida la retención, a través de su plataforma virtual conocida como Zona ICA. El proceso, en términos generales, implica:
- Ingresar con el usuario registrado ante la Secretaría de Hacienda del Distrito.
- Diligenciar el formulario de retención de ICA con los valores retenidos durante el bimestre, discriminados por tarifa según la actividad económica de cada proveedor.
- Generar el recibo de pago y realizar la transacción a través de los medios habilitados por la plataforma.
- Conservar el soporte de la declaración presentada, junto con el detalle de los pagos y retenciones practicadas, para futuras conciliaciones o requerimientos.
Si tu empresa delega este proceso en un contador externo, vale la pena confirmar con antelación que tenga acceso vigente a la plataforma y la información completa de las compras del bimestre.
Qué pasa si no hubo operaciones sujetas a retención en el bimestre
Una duda frecuente es si hay que declarar «en ceros» cuando, durante el bimestre, la empresa no practicó ninguna retención de ICA. La respuesta depende de si la empresa está formalmente registrada como agente retenedor ante la Secretaría de Hacienda: si lo está, generalmente debe presentar la declaración así sea sin movimiento, para mantener al día su obligación formal. Omitir la declaración, incluso en ceros, puede generar un requerimiento o una sanción por no declarar, que suele ser más costosa que el simple trámite de presentar el formulario sin valores.
Por eso, si tu empresa tuvo un bimestre sin compras sujetas a retención, confirma con tu contador si de todas formas corresponde presentar la declaración, en lugar de asumir que «no pasa nada» por no declarar.
Qué tarifa se aplica al calcular la retención
La tarifa de retención de ICA no es un porcentaje único: varía según la actividad económica del proveedor al que le estás comprando, siguiendo la misma tabla de tarifas que usa el Distrito para liquidar el impuesto de Industria y Comercio en Medellín. En la práctica, esto significa que no puedes aplicar un solo porcentaje a todas tus compras: cada proveedor, según si es comercial, industrial o de servicios, tiene asociada una tarifa distinta dentro del formulario de retención.
Por esa variación, y porque el Distrito actualiza periódicamente los códigos de actividad y sus tarifas, lo más seguro es que tu contador consulte la tabla vigente directamente en la Secretaría de Hacienda de Medellín antes de liquidar cada bimestre, en lugar de reutilizar de memoria la tarifa que se aplicó el periodo anterior.
Errores más comunes al declarar la retención de ICA
Además del caso de no declarar por desconocer la obligación, hay otros errores que se repiten con frecuencia entre pymes de Medellín:
- Aplicar la tarifa de retención de la actividad de la empresa compradora, en lugar de la actividad del proveedor al que se le está pagando.
- Olvidar practicar la retención sobre pagos a proveedores de otras ciudades que, sin embargo, prestan el servicio o entregan la mercancía dentro de Medellín.
- Mezclar en un mismo formulario los valores que corresponden a retención de ICA con los que corresponden a autorretención, cuando la empresa tiene ambas obligaciones.
- Presentar la declaración, pero olvidar generar y pagar el recibo correspondiente dentro del mismo plazo, lo que también genera intereses aunque la declaración en sí haya quedado presentada a tiempo.
La mayoría de estos errores se detectan en una conciliación periódica entre lo comprado, lo retenido y lo efectivamente declarado, más que en una revisión aislada al final de cada bimestre.
Diferencia entre retención y autorretención de ICA
Es fácil confundir estos dos conceptos porque ambos aparecen en el mismo calendario tributario distrital:
- Retención de ICA: la practica quien compra o paga, descontando un porcentaje al proveedor en el momento del pago.
- Autorretención de ICA: aplica cuando el propio contribuyente, por su actividad o condición especial, debe autopracticarse la retención sobre sus propios ingresos, sin que un tercero se la practique.
Una misma empresa puede tener, al mismo tiempo, la obligación de practicar retención sobre lo que les compra a otros y la obligación de autorretenerse sobre lo que factura, dependiendo de su actividad económica y de su calificación ante la Secretaría de Hacienda. Confundir ambas obligaciones es una de las causas más comunes de errores en la liquidación del ICA en Medellín, un tema que desarrollamos con más detalle en nuestra guía sobre ICA en Medellín: cómo se liquida y por qué tantas empresas lo pagan mal.
Sanciones por declarar tarde o no declarar
Como ocurre con las demás declaraciones tributarias territoriales, declarar la retención de ICA después del 18 de noviembre genera una sanción de extemporaneidad, que se calcula sobre el valor del impuesto a cargo y aumenta mientras más tiempo pase sin presentar la declaración. Si la Secretaría de Hacienda detecta, mediante cruces de información, que una empresa debía declarar y no lo hizo, puede emitir un requerimiento y liquidar la sanción por no declarar, que normalmente resulta más onerosa que la sanción por extemporaneidad voluntaria.
A esto se suman los intereses moratorios sobre el valor de la retención no pagada a tiempo, que se calculan por cada día de atraso. En conjunto, una retención que pudo resolverse con un trámite sencillo en la Zona ICA puede terminar costando varias veces su valor original si se descuida el vencimiento.
Próximo vencimiento: el bimestre noviembre-diciembre
Después de este vencimiento de noviembre, el calendario tributario distrital ya tiene programado el cierre del año con la declaración del bimestre noviembre-diciembre, que vence a mediados de diciembre de 2026. Como esta fecha puede ajustarse en la resolución anual de la Alcaldía, te recomendamos confirmarla directamente en el calendario oficial de la Secretaría de Hacienda de Medellín antes de esa fecha, en lugar de guiarte solo por el vencimiento del año anterior.
Vale la pena marcar ambos vencimientos en el calendario contable de tu empresa desde ya, porque coinciden con el cierre de año, un periodo en el que suelen acumularse otras obligaciones tributarias y de nómina: pago de prima de diciembre, cierre de inventarios, provisión de impuestos nacionales y, en algunos casos, la declaración anual del propio impuesto de Industria y Comercio. Dejar la retención de ICA para último momento en medio de esa carga de fin de año es, precisamente, lo que lleva a muchas empresas a declarar tarde o a olvidar el trámite por completo.
Cómo organizar este trámite para que no dependa de la memoria de una persona
La forma más efectiva de evitar sanciones por ICA en Medellín no es recordar manualmente cada vencimiento, sino construir un proceso que no dependa de que alguien se acuerde:
- Identifica con claridad, junto a tu contador, si tu empresa tiene la calidad de agente retenedor de ICA y desde cuándo.
- Lleva un registro mensual de las compras sujetas a retención, en lugar de reconstruirlo todo al final del bimestre.
- Define con anticipación quién presenta la declaración en la Zona ICA y quién verifica que el pago quedó efectivamente registrado.
- Incluye los vencimientos distritales (ICA, retención y autorretención) en el mismo calendario tributario donde llevas los vencimientos nacionales de la DIAN.
Si tu empresa todavía maneja estos vencimientos distritales «a mano» o tiene dudas sobre si debe actuar como agente retenedor de ICA, en Acierto Contable podemos encargarnos de todo el proceso con nuestro outsourcing tributario, o resolver puntualmente tu situación con una asesoría tributaria. Si prefieres contar con un equipo contable permanente en la ciudad, conoce nuestro servicio de contadores en Medellín. Agenda tu asesoría gratuita y revisamos juntos si tu empresa está declarando el ICA como corresponde.
Este contenido tiene fines informativos y se basa en la normativa colombiana vigente. Las cifras en UVT, tasas y fechas de vencimiento se actualizan cada año: verifica los valores aplicables a tu período o consúltanos.