Una empresa comercializadora de insumos industriales en Bitácora, con operación en tres ciudades, terminó el año pasado reportando la información exógena de la DIAN con dos semanas de retraso. No fue por descuido: el área contable descubrió a última hora que varios terceros tenían el NIT mal digitado, que faltaban conceptos por cruzar con la nómina electrónica y que nadie había revisado si el formato que usaban seguía vigente. La empresa terminó pagando una sanción evitable y, peor aún, perdiendo semanas de trabajo en correcciones que pudieron hacerse con calma meses antes.
Ese escenario se repite cada año en cientos de pymes colombianas, y 2026 no es la excepción. La información exógena 2026 trae plazos y ajustes normativos que ya están confirmados, así que no hay excusa para dejar la preparación para el último mes. Si tu empresa está obligada a reportar, este es el momento de entender qué cambió, cuándo vence y qué debes hacer desde ya.
Qué es la información exógena y quién está obligado a reportarla
La información exógena es el conjunto de datos que personas naturales y jurídicas deben entregarle a la DIAN sobre sus operaciones económicas del año anterior: ingresos, costos, gastos, retenciones, pagos a terceros, cuentas por cobrar y por pagar, entre otros conceptos. La DIAN la usa para cruzar la información que cada contribuyente declara con lo que reportan sus clientes, proveedores, empleados y entidades financieras.
No todas las empresas están obligadas en el mismo grado. La obligación depende de variables como el nivel de ingresos del año gravable anterior, el patrimonio bruto, si la empresa es gran contribuyente, si actúa como agente de retención o si pertenece a sectores con reportes especiales (como el financiero o el de salud). Por eso el primer paso de cualquier pyme es confirmar, formato por formato, si aplica o no.
Cómo quedó consolidada la normativa con la Resolución 000227 de 2025
La norma marco que rige el reporte de información exógena del año gravable 2025 (a presentar durante 2026) es la Resolución 000227 del 23 de septiembre de 2025, la Resolución Única en materia tributaria, aduanera y cambiaria expedida por la DIAN. Su Título 3 define quiénes están obligados a suministrar información, qué debe contener cada formato, las características técnicas para la presentación y el calendario de plazos.
Trabajar con una resolución unificada tiene una ventaja práctica: ya no hay que perseguir normas sueltas de años distintos para saber qué formato usar. La dificultad es que, al ser tan extensa, cualquier ajuste posterior obliga a revisar de nuevo el texto completo antes de programar los envíos.
Qué ajustaron las resoluciones 000233 y 000237 de 2025
Un mes después, el 30 de octubre de 2025, la DIAN expidió la Resolución 000233 de 2025, que introdujo cerca de 29 ajustes al Título 3 de la Resolución 000227. Los cambios tocaron especificaciones técnicas de varios formatos, criterios de validación y precisiones sobre qué información debe incluirse en cada reporte.
Semanas más tarde, el 3 de diciembre de 2025, la Resolución 000237 de 2025 corrigió un error formal en el título y el texto del artículo 3 de la Resolución 000233, sin introducir cambios de fondo adicionales. Es un ajuste menor, pero conviene tenerlo identificado porque algunos prevalidadores y guías circulan todavía con la numeración anterior.
Ya avanzado el año, en abril de 2026 la DIAN expidió además la Resolución 000012 de 2026, que modificó nuevamente plazos para los grandes contribuyentes con NIT terminado en 1, 2 y 3, ajustó etiquetas técnicas en varios formatos (entre ellos el 2820 y el grupo 2823 a 2835) y anticipó dos campos nuevos que solo serán obligatorios desde el año gravable 2027. Si tu empresa ya había programado sus envíos con la versión anterior de esos formatos, vale la pena confirmar que los prevalidadores estén actualizados.
Cómo quedaron los plazos según el NIT
El calendario para la información exógena del año gravable 2025 se organizó en dos grandes bloques:
- Grandes contribuyentes: presentan entre el 28 de abril y el 13 de mayo de 2026, según el último dígito del NIT.
- Personas jurídicas y naturales obligadas (no grandes contribuyentes): presentan entre el 14 de mayo y el 12 de junio de 2026, según los dos últimos dígitos del NIT.
Para 2026 hubo además un ajuste puntual: como el 17 de abril fue día cívico, los vencimientos de los grandes contribuyentes con NIT terminado en 1 y 2 se corrieron un día. Este tipo de corrimientos son frecuentes y es otra razón para no fiarse de memoria de años anteriores: siempre hay que verificar el calendario vigente antes de marcar la fecha en el cronograma interno.
Si tu empresa queda en duda sobre en qué bloque está o cuál es su fecha exacta según el NIT, lo más seguro es confirmarlo directamente en el portal de normatividad de información exógena de la DIAN, donde se publica el calendario oficial completo.
Los formatos que más dolores de cabeza generan en las pymes
No todos los formatos pesan igual en el trabajo diario de una pyme. Los que más ajustes y reprocesos generan suelen ser:
- El formato de pagos y retenciones a terceros, porque exige identificar correctamente a cada proveedor, empleado o contratista con su concepto exacto.
- El formato de ingresos, porque debe conciliar con lo ya facturado electrónicamente durante el año.
- Los formatos relacionados con nómina y aportes a seguridad social, que deben cuadrar con lo reportado en la nómina electrónica y en la planilla integrada de liquidación de aportes (PILA).
- El formato de cuentas por cobrar y por pagar, sensible a diferencias de criterio contable entre periodos.
Un error común es dejar estos formatos para el final, cuando ya no hay margen para corregir un tercero mal identificado o un concepto mal clasificado sin atrasar todo el cronograma. En empresas con alta rotación de proveedores o con varias sedes, el riesgo se multiplica porque la información de terceros suele quedar repartida entre distintas personas o sucursales, y nadie termina siendo responsable de consolidarla a tiempo.
Por qué cruzar la exógena con la nómina electrónica y el IVA desde ya
La DIAN no revisa la exógena de forma aislada: la cruza con lo que la misma empresa ya reportó durante el año en nómina electrónica, factura electrónica y declaraciones de IVA y retención en la fuente. Si hay diferencias entre lo que se facturó, lo que se pagó en nómina y lo que finalmente se reporta en exógena, esas inconsistencias quedan marcadas en los sistemas de la DIAN y pueden derivar en requerimientos posteriores.
Por eso conviene revisar con tiempo cómo está cuadrando la información de nómina y seguridad social que ya se ha venido reportando mes a mes, algo que profundizamos en el artículo sobre cómo cuadrar los aportes de PILA y nómina electrónica para evitar inconsistencias ante la UGPP. Resolver esas diferencias antes de octubre o noviembre es mucho más fácil que hacerlo bajo la presión del vencimiento de exógena en mayo.
Por qué conviene empezar la conciliación de terceros desde octubre
La tarea que más tiempo consume en la preparación de la exógena no es diligenciar el formato: es conciliar la base de terceros. Nombres mal escritos, NIT desactualizados, conceptos de pago genéricos o proveedores que cambiaron de régimen tributario durante el año son errores que, detectados en octubre, se corrigen con una llamada o un correo. Detectados en abril, obligan a reabrir comprobantes contables y, en el peor de los casos, a presentar correcciones después de vencido el plazo.
Una buena práctica es sacar, antes de que termine el año, un listado preliminar de terceros con los que se tuvo movimiento relevante y empezar a depurarlo mientras la información todavía está fresca en los equipos comerciales y de compras.
Qué debe tener listo tu empresa desde ahora
Para llegar a los plazos de 2026 sin sobresaltos, una pyme debería tener resuelto, idealmente antes de que cierre el año:
- Confirmación de qué formatos le aplican según sus ingresos, patrimonio y operaciones del año.
- Un cronograma interno con la fecha exacta de vencimiento según el NIT, tomada del calendario vigente.
- La conciliación de terceros (NIT, nombres, conceptos) revisada al menos una vez antes del cierre contable.
- Los prevalidadores y plantillas actualizados con las últimas versiones de los formatos, incluidos los ajustes de la Resolución 000012 de 2026 si aplican.
- Una revisión cruzada entre lo reportado en nómina electrónica, factura electrónica e IVA durante el año.
Ese orden de trabajo convierte la exógena en una tarea de revisión progresiva, en lugar de un sprint de última hora. Vale la pena, además, asignar un responsable único dentro del equipo contable para esta tarea: cuando la exógena queda repartida entre varias personas sin un dueño claro del proceso, es mucho más fácil que algún formato o algún tercero se quede sin revisar.
Qué pasa si no se cumple el plazo o se reporta con errores
No presentar la información exógena, presentarla con errores o hacerlo fuera del plazo puede generar sanciones calculadas sobre el valor de los datos no reportados, reportados con errores o reportados tarde, además del desgaste de tener que presentar correcciones posteriores. En varias ocasiones, estas inconsistencias también se convierten en el punto de partida de un requerimiento de la DIAN sobre otros impuestos, como ya vimos al hablar de los cruces que usa la DIAN para detectar inconsistencias a partir de la exógena. Prevenir el error de fondo siempre sale más barato que corregirlo después, tanto en el valor de la eventual sanción como en las horas que el equipo contable debe destinar a explicarle a la DIAN una diferencia que pudo evitarse desde el principio.
Cómo el outsourcing contable facilita este proceso
Muchas pymes no tienen, dentro de su equipo contable, a alguien dedicado exclusivamente a monitorear los cambios normativos de la DIAN mes a mes. Por eso, cuando llega la temporada de exógena, terminan reaccionando a resoluciones que ya llevan meses vigentes. Un esquema de outsourcing contable incorpora ese monitoreo como parte del servicio, de forma que los ajustes normativos se van incorporando al proceso contable mes a mes y no se descubren de golpe en la fecha límite.
Complementar esa gestión con asesoría tributaria permanente también ayuda a decidir con criterio qué hacer frente a inconsistencias detectadas a tiempo, antes de que se conviertan en un problema con la DIAN.
Empieza a prepararte antes de que el calendario te alcance
Los plazos de la información exógena 2026 ya están definidos y las normas que los sustentan también. Lo único que queda por hacer es organizar el trabajo interno para llegar a esas fechas con la base de terceros depurada, los formatos correctos y los cruces con nómina e IVA ya revisados. Si tu empresa quiere llegar a mayo de 2026 sin sobresaltos, puedes solicitar una asesoría gratuita o agendar una cita en línea para revisar en qué estado está tu preparación hoy mismo.
Este contenido tiene fines informativos y se basa en la normativa colombiana vigente. Las cifras en UVT, tasas y fechas de vencimiento se actualizan cada año: verifica los valores aplicables a tu período o consúltanos.