Un propietario en El Poblado que arrienda dos locales comerciales y un apartamento recibió una pregunta incómoda de uno de sus arrendatarios: la empresa que ocupaba uno de los locales le pidió factura electrónica para poder deducir el gasto de arriendo, y el propietario no tenía ni idea de si estaba obligado a expedirla. Terminó averiguando que sí, que por los locales comerciales debía facturar electrónicamente y cobrar IVA, mientras que por el apartamento de vivienda no tenía esa obligación. La confusión es más común de lo que parece, y entenderla a tiempo evita tanto sanciones como reclamos de arrendatarios que no pueden soportar su gasto.
Para propietarios de inmuebles en Medellín y el área metropolitana -ya sea vivienda, locales u oficinas- la pregunta de cuándo facturar electrónicamente no depende del contrato de arrendamiento en sí, sino de quién es el arrendador y qué tipo de inmueble está arrendando. Son dos variables distintas que conviene separar bien para no pagar de más ni quedar expuesto a un requerimiento de la DIAN.
La regla general: la obligación depende del arrendador, no del contrato
Un error frecuente es pensar que todo contrato de arrendamiento genera, por sí mismo, la obligación de facturar electrónicamente. No es así. La obligación nace de la condición tributaria del arrendador: si la persona natural o jurídica que arrienda es responsable del IVA y está obligada al sistema de facturación electrónica, debe expedir factura por cada canon que cobre. Si no lo es -por ejemplo, porque sus ingresos no superan el umbral que te explicamos más adelante-, puede seguir entregando un recibo o documento equivalente, sin que eso implique un incumplimiento.
Arriendo de vivienda frente a arriendo comercial: el tratamiento del IVA
La diferencia más importante está en el tipo de inmueble que se arrienda:
- Arriendo de vivienda: el servicio de arrendamiento de bienes inmuebles destinado exclusivamente a vivienda está excluido de IVA. Esto significa que, aunque el propietario sea responsable de IVA por otras actividades, no debe cobrar el impuesto sobre el canon de un inmueble arrendado para este fin.
- Arriendo comercial: el arrendamiento de locales, bodegas, oficinas y, en general, cualquier inmueble que no se destine a vivienda, sí está gravado con la tarifa general del 19% de IVA, siempre que el arrendador sea responsable de este impuesto.
Esta distinción no depende de si el inquilino es una persona natural o una empresa, sino del uso que se le da al inmueble según el contrato. Un apartamento arrendado a una empresa para alojar empleados, por ejemplo, sigue tratándose como arriendo de vivienda si ese es su destino real.
El umbral de 3.500 UVT que activa la obligación de facturar
Para personas naturales que arriendan inmuebles como su actividad económica, la obligación de inscribirse como responsables de IVA y facturar electrónicamente aparece cuando sus ingresos brutos anuales provenientes de esa actividad superan las 3.500 UVT. Con el valor de la UVT para 2026 fijado en 52.374 pesos por la DIAN, ese umbral equivale aproximadamente a 183,3 millones de pesos al año en cánones de arrendamiento gravados.
Mientras el propietario se mantenga por debajo de ese monto y no tenga otras causales que lo obliguen -como manejar más de un establecimiento de comercio-, puede operar como no responsable de IVA y entregar un recibo de caja o documento simple por el canon, sin necesidad de factura electrónica. Superado el umbral, la inscripción como responsable de IVA y la facturación electrónica dejan de ser opcionales.
Cuando el propietario tiene varios inmuebles
El umbral de 3.500 UVT se calcula sobre el total de ingresos brutos de la actividad, no inmueble por inmueble. Esto significa que un propietario con tres o cuatro locales pequeños, cuya suma de cánones supera el tope, sí queda obligado a facturar electrónicamente por todos ellos, aunque cada contrato individual sea de un valor bajo. Es un punto que muchos propietarios pasan por alto porque evalúan cada arriendo por separado, cuando la DIAN mira el total de la actividad económica.
Lo mismo aplica cuando el arrendador, además de arrendar inmuebles, desarrolla otra actividad comercial: los ingresos de ambas actividades se suman para efectos de evaluar si se supera el tope que obliga a facturar.
Cuando hay una inmobiliaria administrando el contrato por mandato
Es común que el propietario no gestione directamente el cobro del canon, sino que delegue esa labor a una inmobiliaria mediante un contrato de mandato. En ese escenario, la factura electrónica puede expedirse a nombre y por cuenta del propietario (el mandante), según las reglas de facturación por mandato, siempre que el contrato esté debidamente formalizado y la inmobiliaria cuente con la autorización correspondiente. Esto le permite al propietario cumplir su obligación de facturar sin tener que manejar directamente el sistema de facturación electrónica, trasladando esa gestión operativa a quien administra el inmueble.
Es importante que el contrato de mandato quede por escrito y que el propietario mantenga claridad sobre quién está facturando en su nombre, porque ante la DIAN la responsabilidad tributaria sigue siendo del mandante, no de la inmobiliaria.
Un ejemplo para ver cómo se aplica la regla
Pensemos en una propietaria que tiene tres inmuebles en Medellín: un apartamento que arrienda como vivienda por 2,5 millones de pesos mensuales, un local comercial en el centro por 4 millones mensuales, y una oficina en El Poblado por 3,5 millones mensuales. Solo los dos últimos generan IVA, porque el apartamento está excluido por ser vivienda. Sumando los ingresos gravados de local y oficina, en un año recibe cerca de 90 millones de pesos, muy por debajo de los 183,3 millones que marca el umbral de 3.500 UVT para 2026.
En ese escenario, la propietaria aún no está obligada a inscribirse como responsable de IVA ni a facturar electrónicamente, aunque sí debe declarar esos ingresos en su declaración de renta como rentas de capital. Si en algún momento adquiere un cuarto inmueble comercial y sus ingresos gravados superan el umbral, ahí sí nace la obligación de facturar electrónicamente por los arriendos comerciales, mientras que el apartamento de vivienda seguirá excluido de IVA sin importar cuánto crezcan sus demás ingresos.
Facturar no es lo mismo que declarar el ingreso
Un punto que conviene separar con claridad: estar o no obligado a facturar electrónicamente es independiente de la obligación de declarar el ingreso. Así el propietario no supere el umbral de 3.500 UVT y no deba expedir factura electrónica, el canon de arrendamiento que recibe sigue siendo un ingreso gravable que debe incluir en su declaración de renta, sujeto a las reglas de rentas de capital o de rentas no laborales según su situación. No facturar electrónicamente no significa que el ingreso esté exento de impuesto; significa únicamente que el mecanismo para soportarlo ante el arrendatario es distinto (un recibo o documento equivalente en lugar de una factura electrónica).
Esta confusión -pensar que si no facturas no declaras- es una de las causas más comunes de que la DIAN le cuestione a un propietario por qué no reportó sus ingresos por arrendamiento, especialmente cuando esos ingresos sí quedan visibles en los movimientos bancarios o en la información que terceros reportan sobre pagos realizados.
Qué debe pedir el arrendatario para poder deducir el gasto
Desde el lado de la empresa que paga el arriendo, el soporte del gasto es igual de importante. Si el arrendador está obligado a facturar electrónicamente, el arrendatario debe exigir esa factura para poder soportar el costo o gasto en su contabilidad y, eventualmente, tomarlo como deducible en su declaración de renta. Si el arrendador no está obligado -porque no supera el umbral de 3.500 UVT-, el contrato de arrendamiento junto con los soportes de pago (transferencias, consignaciones) puede servir como respaldo, pero conviene verificar con el contador qué tipo de documento exige la normativa vigente según el caso específico.
Para empresas que arriendan varios locales u oficinas, vale la pena mantener un control centralizado de qué arrendadores facturan electrónicamente y cuáles no, de forma que el área contable no se encuentre, al cierre del año, con gastos de arriendo sin el soporte adecuado.
Errores frecuentes que generan glosas de la DIAN
Entre los errores más comunes que vemos en propietarios que arriendan como persona natural están:
- Seguir entregando recibos simples después de haber superado el umbral de 3.500 UVT, sin darse cuenta de que ya quedaron obligados a facturar electrónicamente.
- Cobrar IVA sobre arriendo de vivienda, cuando ese servicio está excluido por regla general.
- No sumar los ingresos de todos los inmuebles arrendados a la hora de evaluar si se supera el tope de facturación.
- Tener un contrato de mandato con la inmobiliaria sin formalizar correctamente ante la DIAN, lo que genera dudas sobre quién debía facturar.
- No declarar el ingreso por arrendamientos en la declaración de renta, aunque no se esté obligado a facturar electrónicamente.
Cualquiera de estos errores puede derivar en un requerimiento de la DIAN, especialmente porque la información de arriendos cada vez se cruza más con los reportes de información exógena y con los movimientos bancarios del propietario.
A esto se suma que, desde hace varios años, entidades financieras, administradores de propiedad horizontal y plataformas de arrendamiento reportan información a la DIAN sobre consignaciones y contratos, lo que reduce cada vez más el margen para que un ingreso por arrendamiento pase inadvertido.
Qué hacer si no tienes claro tu caso
Si administras uno o varios inmuebles en Medellín o el área metropolitana y no tienes certeza sobre si debes facturar electrónicamente, lo más práctico es hacer un diagnóstico puntual: revisar el total de ingresos por arrendamiento del último año, el tipo de inmuebles (vivienda o comercial) y si existe algún contrato de mandato con una inmobiliaria. Con esos tres datos, un asesor tributario puede decirte con precisión si ya estás obligado, si te acercas al umbral, o si puedes seguir operando como no responsable de IVA.
Resuelve tu situación como propietario antes de que la DIAN te lo pida
En Acierto Contable acompañamos a propietarios e inmobiliarias de Medellín y el área metropolitana a definir su situación frente a la facturación electrónica y el IVA en arrendamientos, evitando tanto el exceso de trámite innecesario como el riesgo de una sanción por incumplimiento. Si tienes dudas sobre tu caso particular, nuestro servicio de asesoría tributaria revisa tus contratos e ingresos y te dice exactamente qué te corresponde hacer. Puedes también agendar una asesoría gratuita y resolver tu caso sin compromiso.
Si además administras inmuebles bajo arrendamiento tipo Airbnb o rentas cortas en el área metropolitana, te puede interesar nuestro artículo sobre revisoría fiscal para inmobiliarias y Airbnb, donde explicamos otras obligaciones que suelen pasarse por alto en este sector. También puedes revisar cómo funciona el margen de maniobra que da la DIAN para la facturación electrónica offline si tu inmobiliaria tiene fallas de conectividad al momento de facturar.
Este contenido tiene fines informativos y se basa en la normativa colombiana vigente. Las cifras en UVT, tasas y fechas de vencimiento se actualizan cada año: verifica los valores aplicables a tu período o consúltanos.