Una pyme de servicios en Medellín llevaba cinco diciembres seguidos entregando un bono de fin de año a todos sus empleados: siempre el mismo monto, siempre la primera semana de diciembre, siempre llamado «bono navideño» en la nómina. Cuando uno de esos empleados se fue de la empresa y presentó una demanda laboral por otros conceptos, su abogado incluyó un argumento que la empresa no esperaba: ese bono, por ser habitual, igual en monto y en fecha cada año, en realidad era salario, y debía haberse tenido en cuenta para calcular sus prestaciones sociales y aportes. El caso terminó en una conciliación costosa que se pudo haber evitado con un par de ajustes simples. Si tu empresa está pensando en dar aguinaldo, bono o regalo de fin de año no constitutivo de salario a sus empleados este diciembre, vale la pena que entiendas bien qué condiciones debe cumplir ese pago para no terminar en una situación parecida.
Qué dice la ley sobre los pagos que no constituyen salario
El punto de partida es el artículo 128 del Código Sustantivo del Trabajo, modificado por el artículo 15 de la Ley 50 de 1990. Esa norma establece que no constituyen salario las sumas que el empleador entrega al trabajador de forma ocasional y por mera liberalidad, como primas, bonificaciones o gratificaciones ocasionales, siempre que las partes hayan acordado expresamente que no tienen carácter salarial.
La norma también dice que tampoco son salario ciertos beneficios o auxilios habituales u ocasionales, como los que se otorgan en dinero o en especie, verbalmente o por escrito, cuando el acuerdo expreso diga que no constituyen salario. Esa última parte es clave: la ley exige que exista un pacto claro, no que la empresa simplemente decida llamar «bono» a lo que paga y asumir que con eso ya queda fuera del salario.
Por qué un pago habitual, con el mismo monto y la misma fecha, puede terminar siendo salario
Aquí está el error más común, justo el que cometió la empresa del ejemplo. La Corte Suprema de Justicia ha sido reiterativa en que un pago no deja de ser salario por el simple hecho de que el empleador lo llame «bono», «liberalidad» o «regalo», si en la práctica remunera directamente el servicio prestado. Cuando un pago se repite año tras año, con el mismo valor y en la misma fecha, pierde el carácter de «ocasional» que exige la norma, y un juez laboral puede reinterpretarlo como parte habitual de la remuneración, sin importar cómo lo hayas nombrado en la nómina.
La mera liberalidad implica, por definición, que el empleador decide libremente si paga o no, cuánto paga y cuándo lo hace, sin que exista una obligación previa ni un patrón que el trabajador pueda esperar con certeza. Si tus empleados ya saben, antes de diciembre, que van a recibir exactamente el mismo bono que el año pasado, ese elemento de libertad e imprevisibilidad empieza a desaparecer.
Qué requisitos debe tener un bono de mera liberalidad para quedar fuera del salario
Para que un aguinaldo o bono de fin de año tenga mayores probabilidades de mantenerse fuera del concepto de salario, conviene que cumpla varias condiciones a la vez:
- Que exista un acuerdo expreso y por escrito donde se indique claramente que el pago no constituye salario.
- Que el monto, la oportunidad o ambos puedan variar de un año a otro, según el desempeño de la empresa, y no sean siempre idénticos.
- Que no esté atado de forma directa y automática al cumplimiento de metas individuales de cada trabajador (eso lo acercaría más a una remuneración por resultados que a una liberalidad).
- Que la empresa conserve realmente la decisión de otorgarlo o no cada año, y que esa decisión quede documentada (por ejemplo, en un acta o comunicado anual).
- Que no se use como una forma disimulada de evitar que un pago habitual entre a la base de prestaciones sociales y aportes.
Diferencia entre un bono ocasional y una bonificación que remunera el servicio
No toda bonificación que pagues en diciembre es automáticamente mera liberalidad. Hay una diferencia práctica importante:
- Bono ocasional o de mera liberalidad: la empresa decide darlo como un gesto de reconocimiento general, sin que esté ligado de forma directa a metas de ventas, productividad o resultados individuales del trabajador.
- Bonificación que remunera el servicio: el pago está condicionado a que el trabajador cumpla ciertos resultados, metas comerciales o indicadores de desempeño. Aunque la empresa lo llame «bono», si realmente retribuye el trabajo prestado, para efectos legales se trata como salario, con todas sus consecuencias en aportes y prestaciones.
Si tu bono de fin de año está ligado a cumplimiento de metas (por ejemplo, un porcentaje sobre ventas del último trimestre), es mucho más probable que termine clasificado como salario, así lo llames «bono navideño» en la nómina.
Por qué conviene dejarlo por escrito en un otrosí o en la política de bienestar
La forma más segura de proteger a tu empresa es documentar el pago antes de hacerlo, no después de que alguien lo cuestione. Esto se puede hacer de dos maneras complementarias:
- Un otrosí al contrato de trabajo, firmado por el empleado, donde se indique expresamente que el pago específico no constituye salario para ningún efecto legal.
- Una política de bienestar o de beneficios extralegales, aprobada por la empresa, que describa en qué consiste el bono, bajo qué criterio se otorga (y que ese criterio pueda cambiar año a año) y que reitere su carácter no salarial.
Tener este respaldo por escrito no vuelve indiscutible el carácter no salarial del pago —si en la práctica el pago sí remunera el trabajo, el papel no cambia esa realidad—, pero sí reduce significativamente el riesgo de que una reclamación años después tenga éxito, porque demuestra que la intención y las condiciones del pago fueron claras desde el principio.
El límite del 40% y su efecto en la base de aportes a seguridad social
Aunque el artículo 128 del CST no fija un tope a los pagos no constitutivos de salario, el artículo 30 de la Ley 1393 de 2010 sí establece un límite relevante para otro propósito: cuando los pactos de exclusión salarial (los llamados pagos «desalarizados») superan el 40% del total de la remuneración, el excedente sobre ese 40% debe incluirse en la base para calcular los aportes a seguridad social (salud, pensión y riesgos laborales), aunque formalmente se haya pactado que no es salario.
Esto significa que, si tu empresa desalarizó una parte importante del salario fijo de sus trabajadores mediante distintos conceptos no salariales, un bono adicional de fin de año podría empujar ese porcentaje por encima del 40% y generar una base de aportes mayor a la que esperabas. Revisar este límite junto con tu asesor laboral antes de diciembre evita sorpresas en la planilla de aportes de enero.
Qué efecto tiene en la base de prestaciones sociales
Si un pago se mantiene correctamente como no constitutivo de salario, no debería incluirse en la base para calcular prima de servicios, cesantías, intereses de cesantías ni vacaciones. Pero si una autoridad laboral o la DIAN llegan a reclasificarlo como salario —por los motivos que hemos visto, como la habitualidad o la falta de pacto expreso—, el efecto no es solo pagar lo que faltó ese año: la reclasificación puede extenderse a los años anteriores en los que el pago se hizo con las mismas características, generando un pasivo retroactivo en prestaciones sociales y aportes que puede ser mucho mayor al valor original del bono.
El riesgo de que la DIAN o un juez laboral reclasifiquen el pago años después
Este es, en la práctica, el mayor riesgo del mal manejo de un bono de fin de año: no se materializa de inmediato, sino años después, cuando ya es más difícil corregirlo. Las situaciones más comunes donde esto ocurre son:
- Un extrabajador demanda por liquidación de prestaciones y su abogado argumenta que varios «bonos» habituales debieron incluirse en la base de cálculo.
- La UGPP, en una fiscalización de aportes a seguridad social, revisa varios años de nómina y encuentra pagos recurrentes sin el pacto expreso de exclusión salarial debidamente documentado.
- La DIAN cuestiona la deducción de ciertos pagos si no están bien soportados como gasto de personal.
En los tres casos, el común denominador es la falta de documentación clara desde el momento en que se hizo el pago. Corregir esto hacia atrás, años después, casi siempre es más costoso que haberlo estructurado bien desde el principio.
Piensa en lo que implica, en términos prácticos, que una reclamación de este tipo tenga éxito varios años después: no se trata solo de pagar lo que faltó del bono en sí, sino de recalcular prima, cesantías, intereses de cesantías y aportes a seguridad social sobre cada uno de los pagos que se consideren habituales, por cada uno de los años en que se repitieron. Si la empresa entregó el mismo bono durante cinco años consecutivos, el pasivo que puede surgir de una sola reclasificación fácilmente multiplica varias veces el valor que parecía «ahorrarse» al no tratarlo como salario desde el principio.
Cómo estructurar bien el bono de fin de año antes de este diciembre
Si todavía no has definido el bono o aguinaldo de este año, estos pasos te ayudan a reducir el riesgo:
- Decide el monto y la fecha pensando en que puedan variar de un año a otro, no en repetir exactamente lo mismo de forma automática.
- Redacta un comunicado o acta donde quede clara la decisión discrecional de la empresa de otorgarlo este año específico.
- Prepara un otrosí breve o una cláusula en la política de bienestar donde el pago se identifique expresamente como no constitutivo de salario.
- Revisa, junto con tu área contable o tu asesor de outsourcing de nómina, si el acumulado de pagos no salariales de tus trabajadores ya se acerca al límite del 40% antes mencionado.
- Deja el soporte documental archivado junto con la nómina de ese mes, no disperso en correos o mensajes informales.
Si además quieres revisar cómo este tipo de pagos se relaciona con la prima de servicios y otras prestaciones que sí son obligatorias, te puede servir repasar nuestra guía completa sobre la prima, las cesantías y el pago de vacaciones, y si lo que buscas es una alternativa de remuneración distinta para ciertos cargos, vale la pena entender también cuándo conviene pactar un salario integral en lugar de ir sumando bonos sueltos cada año.
Si quieres revisar la nómina de tu empresa antes de definir el bono de este diciembre, o si ya tienes pagos recurrentes de años anteriores que te generan dudas sobre su clasificación, puedes agendar una asesoría gratuita con nuestro equipo y revisar juntos cómo estructurarlo sin exponer a tu empresa a un pasivo laboral inesperado.
Este contenido tiene fines informativos y se basa en la normativa colombiana vigente. Las cifras en UVT, tasas y fechas de vencimiento se actualizan cada año: verifica los valores aplicables a tu período o consúltanos.