Una pareja de socios acababa de recibir su certificado de existencia y representación legal después de constituir su SAS para un negocio de diseño de interiores. Celebraron, abrieron una cuenta bancaria, depositaron el capital social y, dos semanas después, ya habían pagado la cámara de comercio, contratado un diseñador freelance y comprado mobiliario para la oficina. Cuando por fin contrataron un contador, les hizo una pregunta incómoda: «¿y todo esto cómo lo registraron?». La respuesta fue: en una hoja de Excel, mezclado todo, sin diferenciar qué era capital, qué era gasto y qué era compra de activo.
Es uno de los errores más comunes al constituir una empresa en Colombia: tanta energía se invierte en el trámite legal —estatutos, cámara de comercio, RUT— que los primeros asientos contables de la empresa nueva quedan desordenados. Y ese desorden inicial, aunque parezca pequeño, termina complicando la primera declaración de renta, el primer balance y, en algunos casos, la credibilidad de la empresa frente a un banco o un inversionista.
Por qué la contabilidad de causación empieza desde el día uno, no desde la primera venta
Muchos emprendedores asumen que la contabilidad «empieza» cuando factura la primera venta. En realidad, bajo el marco de causación que exige la normativa contable colombiana (NIIF para pymes o NIIF para microempresas del Grupo 3, según el tamaño de la compañía), los hechos económicos se reconocen cuando ocurren, no cuando se paga o se cobra en efectivo. Esto significa que el aporte de capital, los gastos de constitución y las primeras compras deben quedar registrados desde el momento en que ocurren, aunque la empresa todavía no haya vendido nada.
Si esos primeros movimientos no se registran a tiempo, el contador que llega después tiene que reconstruir meses de operación con soportes incompletos, lo que casi siempre cuesta más caro que haberlo hecho bien desde el principio.
Los primeros asientos contables de tu empresa nueva: el aporte de capital social
El primer registro contable de cualquier SAS recién constituida es el reconocimiento del capital social suscrito y pagado por los socios. Técnicamente, esto se contabiliza con un débito a la cuenta de caja o bancos (o a la cuenta correspondiente si el aporte es en especie) y un crédito a la cuenta de capital social, dentro del patrimonio.
Dos detalles que suelen generar dudas en esta etapa:
- Capital suscrito vs. capital pagado: en una SAS, los estatutos definen un plazo para pagar el capital suscrito, que puede ser de hasta dos años. Mientras no se pague completamente, la contabilidad debe reflejar la diferencia entre lo suscrito y lo efectivamente pagado.
- Aportes en especie: si un socio aporta un computador, un vehículo o un inventario en lugar de efectivo, ese activo debe valorarse razonablemente y quedar soportado con un documento que explique cómo se llegó a ese valor. El Consejo Técnico de la Contaduría Pública ha señalado, en varios conceptos sobre aportes en especie, que la valoración debe responder a la realidad económica del aporte y no a un número arbitrario que infle el capital social.
Gastos de constitución: por qué casi nunca se capitalizan
Los pagos a la cámara de comercio, los honorarios del abogado que redactó los estatutos, la notaría si aplicó y la asesoría contable inicial son gastos de constitución. Una duda frecuente es si estos valores se pueden «capitalizar», es decir, sumarse al valor de un activo o reconocerse como un activo intangible que se amortiza en varios años.
Bajo el marco técnico normativo vigente en Colombia, la tendencia general es que estos costos de puesta en marcha no cumplen los requisitos para reconocerse como un activo, precisamente porque no generan por sí mismos un recurso identificable y controlable que vaya a producir beneficios económicos futuros de forma separada del negocio en marcha. En la práctica, la mayoría de las empresas los lleva directamente como gasto del período en que se incurren, afectando el resultado del primer ejercicio contable y no el balance futuro.
Esto tiene una consecuencia práctica importante: tu primer año probablemente mostrará una pérdida contable mayor a la que esperabas, simplemente por haber concentrado estos gastos en pocos meses. No es necesariamente una mala señal del negocio; es el reflejo normal de haber empezado.
Apertura del balance inicial y definición del período contable
Antes de registrar la primera venta, tu empresa debe tener clara su apertura contable: la fecha a partir de la cual empieza a llevar libros (que normalmente coincide con la fecha de constitución o con el inicio real de operaciones, lo que ocurra primero) y el período fiscal que va a reportar. La mayoría de las pymes en Colombia usa el año calendario (enero a diciembre) como período fiscal, pero conviene dejarlo explícito en las políticas contables desde el inicio, no asumirlo tácitamente.
También es el momento de definir, con tu contador, el catálogo de cuentas que vas a usar, el software contable (así sea sencillo al principio) y quién va a ser responsable de archivar los soportes: facturas, comprobantes de egreso, extractos bancarios. Esta decisión, tomada en la primera semana, ahorra meses de reconstrucción después.
Gastos preoperativos vs. gastos del primer mes de operación
Otra distinción que suele confundirse es la de gastos preoperativos (los que ocurren antes de que la empresa empiece a generar ingresos de su actividad principal) frente a los gastos normales del primer mes de operación ya iniciada. Ambos se registran como gasto del período bajo el marco técnico colombiano, pero separarlos conceptualmente ayuda a entender qué parte de tu pérdida inicial corresponde a «arrancar» y qué parte corresponde ya al funcionamiento ordinario del negocio.
Por ejemplo, el arriendo del local pagado antes de abrir al público es preoperativo; el arriendo pagado el mes en que ya estás vendiendo es un gasto operativo normal. Esta separación es útil sobre todo para quien está evaluando qué tan rápido el negocio puede llegar al punto de equilibrio.
La primera compra de activos o inventario
Cuando la empresa compra mobiliario, equipos de cómputo o maquinaria, esos valores van al activo fijo (propiedad, planta y equipo) y se deprecian a lo largo de su vida útil, no se registran como gasto inmediato. Si en cambio compra mercancía para vender, ese valor va a inventario, y solo se convierte en costo de ventas cuando esa mercancía efectivamente se vende.
Confundir estas dos categorías es uno de los errores contables más comunes en empresas nuevas: llevar como gasto del mes una compra que en realidad es un activo, o al revés, inflar el activo con compras que en realidad eran gasto corriente (como papelería o insumos de aseo).
Qué marco contable aplica a tu empresa recién constituida
Antes de hacer el primer asiento conviene resolver una pregunta previa: ¿qué marco técnico normativo le corresponde a tu empresa? En Colombia, el Decreto 2420 de 2015 (y sus modificaciones) clasifica a las empresas en tres grupos según su tamaño, sus activos y sus ingresos:
- Grupo 1 (NIIF plenas): para empresas más grandes, emisoras de valores o de interés público.
- Grupo 2 (NIIF para pymes): el marco más común entre empresas medianas recién constituidas que ya proyectan cierto volumen de operación.
- Grupo 3 (NIIF para microempresas): un marco simplificado, con menos exigencias de revelación, pensado para empresas pequeñas que no superan ciertos topes de activos, ingresos o empleados.
La mayoría de las empresas que se constituyen hoy como microempresas o pequeñas pymes quedan en el Grupo 3, lo que simplifica varios de los registros descritos antes, aunque los principios de causación —reconocer capital, gastos y activos cuando ocurren, no cuando se paga— aplican igual en los tres grupos. Confirmar el grupo correcto desde el inicio evita tener que migrar de marco contable a mitad de camino, lo que implica reexpresar cifras y ajustar políticas contables.
Si tu empresa nace con expectativa de crecer rápido, conseguir inversión o eventualmente exportar, vale la pena discutir con tu contador si conviene empezar directamente bajo NIIF para pymes (Grupo 2), aunque hoy califiques para el Grupo 3, para no tener que hacer esa transición más adelante.
Errores comunes que complican la primera declaración de renta
Varios años de experiencia acompañando empresas recién constituidas muestran un patrón de errores que se repite:
- No separar cuentas personales de los socios de las cuentas de la empresa, lo que termina mezclando gastos personales con gastos deducibles.
- No guardar el soporte documental de los aportes en especie, lo que complica justificar su valor fiscal años después.
- Registrar los gastos de constitución como «diferidos» sin un criterio técnico claro, generando ajustes incómodos en declaraciones posteriores.
- No implementar la facturación electrónica a tiempo, generando compras o ventas sin el soporte que exige la DIAN para efectos de deducciones y de IVA descontable.
- Esperar hasta marzo del año siguiente para «organizar» toda la contabilidad del año anterior, en vez de cerrar cada mes a tiempo.
Por qué conviene tener un contador desde el primer asiento
La tentación natural de toda empresa nueva es ahorrar en contabilidad durante los primeros meses, cuando el flujo de caja todavía es ajustado. El problema es que los primeros asientos —capital, gastos de constitución, primeras compras— son precisamente los que definen cómo se va a leer tu primer balance y tu primera declaración de renta. Un error en esta etapa no se corrige solo con buena voluntad: a veces requiere corregir declaraciones, lo que tiene su propio procedimiento y, en algunos casos, sanciones reducidas si se hace voluntariamente antes de que la DIAN te requiera.
Por eso, en lugar de pensar en el contador como un gasto que se puede posponer, conviene pensarlo como parte del mismo trámite de constitución: así como no abrirías la empresa sin estatutos, tampoco deberías operar sin un criterio contable claro desde la primera transacción. Si todavía no tienes claridad sobre cómo clasificar cada uno de tus primeros gastos, una asesoría contable puntual en esta etapa suele costar mucho menos que corregir una declaración de renta meses después.
Cómo organizar los primeros 90 días contables
Un plan simple para los primeros tres meses después de constituir tu empresa:
- Define el catálogo de cuentas y el software contable antes de hacer el primer movimiento de plata.
- Registra el aporte de capital el mismo día en que los socios transfieren los recursos.
- Abre una carpeta (física o digital) exclusiva para soportes de gastos de constitución.
- Separa desde el primer gasto entre activo, gasto preoperativo e inventario.
- Cierra contablemente cada mes, no esperes al cierre de año para cuadrar todo.
Si estás constituyendo tu empresa o ya la constituiste y quieres asegurarte de que los primeros asientos queden bien desde el inicio, puedes apoyarte en outsourcing contable para que un equipo profesional lleve tu contabilidad desde el primer día, o agendar una asesoría gratuita para revisar cómo vas hasta ahora. Si todavía estás en la etapa de definir estatutos y capital, revisa también nuestra guía sobre capital social y aportes en especie al constituir tu SAS y sobre los costos reales de constituir una empresa en Colombia.
Este contenido tiene fines informativos y se basa en la normativa colombiana vigente. Las cifras en UVT, tasas y fechas de vencimiento se actualizan cada año: verifica los valores aplicables a tu período o consúltanos.