Una empresaria que acababa de constituir su firma de arquitectura en Medellín recibió, seis meses después de la constitución, un requerimiento de la DIAN que le pedía exhibir el libro de actas y el libro de accionistas de la sociedad. Ninguno de los dos existía: la contadora estaba al día con las declaraciones de IVA y de renta, pero nadie había abierto los libros societarios desde el día en que la empresa quedó inscrita en la Cámara de Comercio. La socia tuvo que reconstruir, casi de memoria, meses de decisiones que nunca quedaron por escrito, con el riesgo de que esos acuerdos —aumentos de capital, nombramientos, distribución de utilidades— no tuvieran respaldo legal. Nadie le había explicado que los libros contables y los libros societarios son obligaciones distintas, ambas exigibles desde el primer mes de una empresa nueva.
Este vacío se repite con frecuencia en empresas recién constituidas en Colombia. Todo el esfuerzo inicial se concentra en la constitución misma —redactar los estatutos, inscribir la sociedad, abrir la cuenta bancaria— y los libros contables y societarios quedan relegados, hasta que una auditoría o un requerimiento de la autoridad tributaria los pone en el centro de la conversación. Si tu empresa nueva todavía no tiene claro cuáles son los libros contables obligatorios desde el primer mes, aquí te explicamos cuáles existen, cuáles se registran ante la Cámara de Comercio y qué pasa si no los mantienes al día.
Libros contables y societarios que debe llevar una empresa nueva: no son lo mismo
El primer malentendido en empresas nuevas es pensar que «los libros» son solo un tema contable. En realidad, una sociedad colombiana debe llevar dos familias de libros, con propósitos distintos:
- Libros contables: registran las operaciones económicas de la empresa (ventas, compras, pagos, activos). Son el libro diario y el libro mayor, principalmente.
- Libros societarios o corporativos: registran las decisiones y la propiedad de la sociedad. Son el libro de actas y el libro de registro de accionistas o de socios.
El Código de Comercio impone a todo comerciante la obligación de llevar contabilidad regular de sus negocios, y por separado exige a las sociedades llevar sus libros de actas y de registro de socios o accionistas. Son obligaciones paralelas: cumplir con una no te exime de la otra.
El libro de actas de asamblea o junta de socios
En este libro quedan registradas, en orden cronológico, las actas de las reuniones del máximo órgano social: la asamblea de accionistas (SAS y sociedades anónimas) o la junta de socios (sociedades limitadas). Ahí se anota qué se decidió, quién estuvo presente y cómo se votó.
Según el artículo 195 del Código de Comercio, toda sociedad debe llevar este libro, en el que se anotan por orden cronológico las actas de las reuniones. Para que tengan valor probatorio, las actas deben firmarse por el presidente de la reunión y el secretario; si ninguno de los dos está disponible, puede firmarlas el revisor fiscal, de acuerdo con el artículo 431 del mismo Código. Esa firma es justamente lo que le da valor probatorio al acta frente a terceros, bancos o autoridades.
En la práctica, el primer documento que debería quedar asentado en este libro es el acta de la reunión en la que se nombra al representante legal o se autoriza abrir la cuenta bancaria. Si tu empresa ya pasó ese momento y el acta nunca se escribió, ponte al día antes de que la falta se note en una auditoría.
El libro de registro de accionistas o de socios
Este libro identifica quién es dueño de qué porcentaje de la empresa. En una SAS o en una sociedad anónima se llama libro de registro de acciones; en una sociedad limitada, el control equivalente es el de las cuotas de interés social reflejadas en los estatutos y sus reformas.
El artículo 406 del Código de Comercio establece que la enajenación de acciones nominativas puede acordarse libremente entre las partes, pero solo produce efectos frente a la sociedad y frente a terceros cuando queda inscrita en el libro de registro de acciones, mediante orden escrita del vendedor (que puede ser un endoso sobre el título). Mientras esa inscripción no se haga, el dueño ante la sociedad sigue siendo quien aparecía registrado antes.
Esto tiene una consecuencia muy concreta: si tu empresa nueva incorporó un socio con aportes en especie o repartió participación entre varios fundadores, esa distribución debe quedar anotada en el libro desde el inicio, de la misma forma en que quedó definida en tus estatutos o en el acta de constitución.
Los libros oficiales de contabilidad: diario y mayor
Además de los libros societarios, toda empresa debe llevar sus libros contables propiamente dichos:
- Libro diario: registra cada operación en el orden en que ocurre, día por día.
- Libro mayor: consolida y totaliza los saldos de cada cuenta, generalmente con una periodicidad mensual.
- Libros auxiliares: detallan el movimiento de cuentas específicas (caja, bancos, clientes, proveedores) y sirven de soporte a los dos anteriores.
Estos libros se deben llevar en español, en pesos colombianos y bajo el sistema de partida doble, siguiendo el marco normativo contable vigente (el Decreto 2420 de 2015 compila las normas de contabilidad e información financiera aplicables en Colombia). Para que tengan sentido desde el primer asiento, necesitas tener definido tu plan de cuentas; si tu empresa todavía no lo tiene claro, revisa nuestra guía sobre el plan de cuentas PUC para una empresa recién constituida.
Cuáles libros se registran ante la Cámara de Comercio y cuáles no
Aquí es donde más se confunden los emprendedores, porque antes de 2012 la regla era distinta. El numeral 7 del artículo 28 del Código de Comercio, modificado por el artículo 175 del Decreto Ley 019 de 2012, dejó establecido que ante el registro mercantil de la Cámara de Comercio solo deben inscribirse:
- El libro de registro de socios o accionistas.
- El libro de actas de asamblea o de junta de socios.
Esa misma reforma eliminó la obligación de inscribir los libros de contabilidad (diario, mayor y auxiliares) ante la Cámara de Comercio. Es decir: tu libro diario y tu libro mayor no se registran en ninguna entidad, pero sí deben existir, llevarse al día y conservarse, porque la DIAN y la Superintendencia de Sociedades pueden pedirlos en cualquier momento. En cambio, el libro de actas y el libro de accionistas sí requieren el trámite de registro ante la Cámara de Comercio de tu domicilio para tener plena validez frente a terceros.
Libros físicos y libros electrónicos: qué cambia
La norma colombiana ya contempla la posibilidad de llevar estos libros en medios electrónicos. El Decreto 805 de 2013 reglamentó específicamente el registro electrónico de los libros de socios o accionistas y de actas de asamblea y junta de socios, de manera que hoy puedes optar por llevarlos en papel o de forma electrónica, siempre que el sistema que uses garantice la integridad y la trazabilidad de la información.
Para los libros de contabilidad, la Ley 527 de 1999 reconoce el valor probatorio de los documentos y registros electrónicos, lo que permite llevar el libro diario y el libro mayor en archivos digitales siempre que se garantice su conservación exacta. Lo que no cambia, en papel o electrónico, es que el libro de actas y el de accionistas sigan necesitando el registro ante la Cámara de Comercio para producir efectos frente a terceros.
Qué debe quedar listo justo después de constituir tu empresa
Si tu empresa se constituyó hace poco, este es el checklist mínimo de libros contables y societarios que deberías tener resuelto en el primer mes:
- Adquirir y registrar ante la Cámara de Comercio el libro de actas de asamblea o junta de socios.
- Adquirir y registrar ante la Cámara de Comercio el libro de registro de accionistas o socios, con la composición accionaria inicial ya anotada.
- Asentar en el libro de actas la primera reunión formal (nombramiento del representante legal, apertura de cuenta bancaria, autorizaciones iniciales).
- Abrir el libro diario y el libro mayor, aunque no requieran registro, con tu plan de cuentas ya definido.
- Asignar con claridad quién custodia físicamente los libros o quién administra el sistema electrónico que los contiene.
- Dejar documentado, desde el primer asiento, cómo se valoraron los aportes de los socios si alguno fue en especie.
Dejar esto resuelto desde el arranque es más económico que corregirlo después: reconstruir actas atrasadas o reconciliar meses de movimientos sin libros al día termina costando en honorarios y tiempo mucho más que hacerlo bien desde el principio. Si todavía estás formalizando tu negocio, revisa también qué otros gastos suelen subestimarse en nuestro artículo sobre los costos reales de constituir una empresa en Colombia. Y si prefieres que alguien se encargue de dejar esta parte lista desde el día uno, nuestro servicio de constitución y formalización empresarial incluye ese acompañamiento.
Qué pasa si no llevas estos libros al día
No llevar los libros contables y societarios al día no es solo un tema de orden interno; tiene consecuencias legales concretas:
- Sanciones tributarias: el artículo 654 del Estatuto Tributario describe varios hechos que se consideran irregularidades en la contabilidad, entre ellos no llevar libros cuando hay obligación legal de hacerlo, no tenerlos registrados cuando la norma lo exige, no exhibirlos ante la autoridad tributaria cuando se solicitan, o llevar doble contabilidad. El artículo 655 del mismo Estatuto habilita a la DIAN para imponer una sanción pecuniaria por estos hechos, cuyo monto exacto depende de las cifras de tu empresa y de la norma vigente en el año en que ocurra la irregularidad, por lo que conviene confirmarlo con tu asesor en cada caso.
- Decisiones sin respaldo legal: un aumento de capital, un cambio de representante legal o una distribución de utilidades que nunca quedó asentada en el libro de actas puede ser cuestionada por un socio, un banco o un comprador, porque no hay cómo probar que la decisión se tomó válidamente.
- Problemas en el registro mercantil: muchos trámites ante la Cámara de Comercio (inscribir un nombramiento, una reforma de estatutos o un cambio de capital) exigen presentar el acta correspondiente ya asentada en el libro registrado; si el libro no existe o no está al día, el trámite se traba.
- Riesgo en una venta o una debida diligencia: cuando un inversionista o un comprador revisa la empresa antes de una operación, los libros societarios desordenados son una de las primeras señales de alerta, y pueden afectar el precio o hacer que la operación se caiga.
El Código de Comercio, en su artículo 57 (modificado por el artículo 26 de la Ley 2195 de 2022), también prohíbe expresamente alterar el orden o la fecha de los asientos, llevar doble contabilidad o borrar un registro ya hecho: cualquier error se corrige con un nuevo asiento que explique la corrección, nunca eliminando lo que ya quedó escrito.
Cómo se revisan estos libros en una auditoría o en la revisoría fiscal
Si tu empresa tiene revisor fiscal, o contratas una auditoría externa, estos libros son de los primeros documentos que se revisan. El revisor fiscal debe velar porque la contabilidad y las actas de las reuniones se lleven de forma regular, e informar en su dictamen si el libro de actas y el de registro de accionistas se llevan y conservan conforme a la norma.
En la práctica, una auditoría revisa:
- Que las actas estén asentadas en orden cronológico, sin espacios en blanco ni actas sueltas por fuera del libro.
- Que cada acta tenga las firmas correspondientes del presidente y el secretario de la reunión.
- Que el libro de accionistas refleje exactamente la composición accionaria vigente, con cada cesión o transferencia debidamente anotada.
- Que el libro diario y el libro mayor coincidan con los estados financieros presentados, sin diferencias sin explicar.
Cuando alguno de estos libros no existe o está incompleto, el revisor fiscal o el auditor externo deben dejarlo consignado como salvedad en su informe, lo que afecta la credibilidad de tus estados financieros frente a bancos, socios o entidades de control. Conoce más sobre cómo trabajamos este proceso en nuestro servicio de auditoría externa.
Cómo mantener estos libros al día sin que se vuelva una carga
La buena noticia es que, una vez estos libros quedan bien abiertos y registrados, mantenerlos al día no exige mucho esfuerzo si se vuelve parte de la rutina contable de la empresa:
- Asienta cada acta inmediatamente después de la reunión, no meses después cuando ya se te olvidaron los detalles.
- Actualiza el libro de accionistas en el mismo momento en que se formaliza cualquier cesión, aporte nuevo o cambio en la composición societaria.
- Cierra el libro mayor mensualmente, para que cualquier inconsistencia se detecte a tiempo y no se acumule durante todo el año.
- Define desde el inicio quién es responsable de cada libro: tu equipo contable para los libros de contabilidad, y normalmente el representante legal o la secretaría de la sociedad para los libros societarios.
Si no cuentas con un equipo interno que pueda encargarse de esto de forma consistente, delegarlo en un tercero especializado suele ser más económico que los correctivos posteriores. Nuestro servicio de outsourcing contable incluye el manejo ordenado de los libros oficiales desde el primer mes, y nuestra asesoría contable te ayuda a identificar qué libros te faltan y cómo poner cada uno al día.
Si tu empresa se constituyó hace poco y todavía no tienes claridad sobre cuáles libros contables y societarios deberías tener abiertos, conversemos: puedes agendar una asesoría gratuita o reservar directamente una cita en línea para revisar el estado de tus libros y dejar un plan claro de qué falta y en qué orden resolverlo.
Este contenido tiene fines informativos y se basa en la normativa colombiana vigente. Las cifras en UVT, tasas y fechas de vencimiento se actualizan cada año: verifica los valores aplicables a tu período o consúltanos.