Una empresa de distribución de insumos de aseo en el oriente antioqueño dejó, como todos los bimestres, la conciliación del IVA para la última semana antes del vencimiento. El problema fue que esta vez el contador encontró tres facturas de compra sin el certificado de habilitación vigente del proveedor, dos notas crédito que nunca se habían cruzado con la factura original y un anticipo que el equipo comercial había facturado con la tarifa general en vez de la exenta. Ninguno de esos errores era grave por sí solo, pero juntos retrasaron la presentación dos días y generaron una sanción de extemporaneidad que se pudo haber evitado con una semana más de anticipación.
Ese es exactamente el riesgo que corre cualquier pyme responsable de IVA bimestral de septiembre-octubre si espera a que abra el plazo de pago para empezar a revisar sus soportes. El bimestre 5 del año gravable 2026 —el que cubre septiembre y octubre— se declara y se paga en noviembre, y el margen entre el cierre del período y la fecha límite es corto. Si tu empresa factura con IVA y aún no ha empezado a conciliar, este es el momento de hacerlo.
Qué cubre el bimestre septiembre-octubre y a quién le aplica
El IVA bimestral aplica a los responsables de este impuesto que, según el Estatuto Tributario, deben declarar cada dos meses en lugar de cada cuatro. En términos generales, caen en esta periodicidad las personas jurídicas y naturales responsables de IVA cuyos ingresos brutos del año o período gravable anterior superen el tope que la ley fija para la periodicidad cuatrimestral; por debajo de ese tope, la declaración suele ser cuatrimestral. Si tu empresa factura con IVA y no tienes claro en cuál periodicidad quedaste clasificado para 2026, lo primero es confirmarlo: de eso depende si este bimestre te corresponde a ti o no.
El bimestre que nos ocupa cubre las operaciones gravadas, exentas y excluidas realizadas entre el 1 de septiembre y el 31 de octubre de 2026. Todo lo que factures, compres o importes en esas dos fechas debe quedar reflejado en esa declaración, sin mezclarlo con operaciones de bimestres anteriores o posteriores.
Cuándo vence: el rango de noviembre y por qué varía según tu NIT
La declaración y el pago del bimestre septiembre-octubre se concentran en noviembre de 2026, dentro de un rango que distintos calendarios tributarios ubican, de forma consistente, entre el 11 y el 25 de noviembre. Como ocurre con todos los vencimientos de la DIAN, el día exacto depende del último dígito de tu NIT, sin tener en cuenta el dígito de verificación: a los NIT terminados en 1 les suele corresponder el primer día hábil de ese rango, y así en orden descendente hasta los terminados en 0, a quienes les corresponde el último día.
Esa secuencia puede moverse de un año a otro por festivos o ajustes del calendario —como ya ha ocurrido en otros vencimientos de 2026— así que la recomendación práctica es una sola: confirma el día exacto que te corresponde en el calendario tributario oficial de la DIAN antes de programar el pago, en vez de guiarte solo por el rango general. Una vez identifiques la fecha, márcala en tu calendario de obligaciones junto con la fecha de retención en la fuente y la de información exógena, que suelen caer en fechas cercanas y generan cuellos de botella si tu equipo contable las deja todas para la misma semana.
Qué soportes debes tener listos antes de declarar
La conciliación de un bimestre de IVA no debería empezar el día que abre el plazo. Estos son los documentos que conviene tener organizados con al menos una semana de margen:
- Todas las facturas de venta emitidas en septiembre y octubre, clasificadas por tarifa (general, reducida, exenta o excluida).
- Las facturas electrónicas de compra que soportan el IVA descontable, validadas en el sistema de la DIAN y no solo recibidas por correo.
- Notas crédito y notas débito del bimestre, cruzadas contra la factura original para que el ajuste quede en el período correcto.
- Soportes de importaciones, si los hay, con la declaración de importación y el pago del IVA correspondiente.
- Conciliación entre el IVA generado según el sistema de facturación electrónica y el IVA generado según la contabilidad, para detectar diferencias antes de presentar.
- Verificación de retenciones de IVA practicadas por terceros (si tu empresa es sujeto de retención) y de las que tu empresa practicó como agente retenedor.
Si usas facturación electrónica —como ya es obligatorio para prácticamente todos los responsables de IVA—, buena parte de esta información debería salir directamente del sistema. El riesgo real está en las facturas de compra que llegan por fuera del flujo normal, los gastos reembolsables y las operaciones con proveedores ocasionales que no siempre facturan con el detalle correcto.
Errores frecuentes al calcular el IVA descontable
El IVA descontable es, junto con la clasificación de tarifas, la parte de la declaración donde más se presentan ajustes en caso de revisión. Algunos errores que se repiten bimestre tras bimestre en las pymes:
- Descontar el IVA de facturas que no cumplen los requisitos legales para generar el derecho a descuento, por ejemplo facturas sin la validación correspondiente.
- Tomar como descontable el IVA de gastos que no tienen relación de causalidad con la actividad gravada de la empresa, como consumos personales de los socios registrados como gastos del negocio.
- Descontar el 100% del IVA en compras que están destinadas tanto a operaciones gravadas como a operaciones excluidas, sin aplicar la proporcionalidad que exige la norma para esos casos.
- Dejar por fuera el IVA descontable de notas crédito recibidas, lo que infla el valor a pagar sin necesidad.
- Registrar dos veces el mismo descontable cuando una factura se corrige y se vuelve a cargar al sistema contable.
Cualquiera de estos errores, si lo detecta la DIAN en un cruce de información, puede traducirse en un requerimiento especial, intereses y, en los casos más graves, en una sanción por inexactitud. Por eso vale más la pena invertir un par de horas en revisar el detalle del descontable antes de presentar que corregirlo después de notificado el requerimiento.
Qué hacer si encuentras un error de bimestres anteriores
Es común que, al hacer la conciliación de septiembre-octubre, aparezca un error que en realidad corresponde a un bimestre anterior: una factura que se registró tarde, un descontable que se tomó de más o una operación que se clasificó con la tarifa equivocada. En ese caso, la decisión correcta no es «meter» el ajuste en la declaración actual, sino corregir la declaración del período en el que realmente ocurrió el error, mediante una declaración de corrección.
Si la corrección aumenta el valor a pagar, es mejor presentarla voluntariamente y pagar la diferencia con los intereses correspondientes antes de que la DIAN te requiera; eso suele significar una sanción de corrección menor que la que se aplicaría si el error lo detecta la autoridad primero. Si la corrección disminuye el valor a pagar o genera un saldo a favor, el procedimiento y los plazos cambian, así que conviene resolverlo con tu asesor tributario en vez de intentarlo sin acompañamiento.
Qué pasa si presentas tarde
Presentar la declaración de IVA después de la fecha límite activa la sanción de extemporaneidad, que se calcula sobre el impuesto a cargo y crece mientras más tiempo pase sin presentar. Si además no pagas el valor a cargo en la fecha de vencimiento, se suman los intereses de mora, calculados día a día sobre el capital pendiente. En los casos de IVA en los que no resulte impuesto a cargo, la sanción mínima también aplica, por lo que «no me tocaba pagar nada» no es excusa para no presentar a tiempo.
Hay un punto que muchas pymes pasan por alto: si una empresa no presenta la declaración de IVA de un bimestre en el que estaba obligada a hacerlo, y luego la DIAN la emplaza, las consecuencias pueden ir más allá de la sanción económica, incluyendo la posibilidad de que la autoridad liquide el impuesto de manera oficial con base en la información que tenga disponible, que casi siempre resulta más costosa que la autoliquidación. Si tu empresa, además, tiene saldos a favor pendientes de bimestres anteriores, revisa también el estado de esa devolución ante la DIAN, porque un error en el IVA actual puede retrasar el trámite que ya tenías en curso.
Cómo usar lo que queda de octubre para no improvisar en noviembre
Entre la fecha en que lees este artículo y la apertura del plazo de pago, hay una ventana que puedes aprovechar para dejar la declaración prácticamente lista:
- Descarga y valida en el sistema de la DIAN todas las facturas de compra recibidas en septiembre y octubre, no solo las que tu proveedor te envió por correo.
- Concilia el IVA generado por tu sistema de facturación electrónica contra el libro auxiliar de ventas del período.
- Revisa las notas crédito y débito pendientes de cruzar y asegúrate de que queden en el bimestre correcto.
- Verifica si tu empresa tuvo operaciones con tarifas mixtas (gravadas y excluidas) que requieran prorrateo del descontable.
- Identifica el día exacto que te corresponde según el último dígito de tu NIT y agenda el pago con un margen de, al menos, dos días antes del vencimiento.
Hacer esta revisión antes de que abra el plazo también te da tiempo de reacción si encuentras algo que requiera una decisión más cuidadosa, como una corrección de un bimestre anterior o una duda sobre la tarifa aplicable a un producto nuevo que empezaste a vender.
Cuando la pyme crece, la conciliación de IVA deja de ser algo que se hace «a mano»
Muchas empresas empiezan llevando el IVA en una hoja de cálculo y revisando las facturas una por una. Esa forma de trabajar funciona mientras el volumen de operaciones es bajo, pero cuando la empresa empieza a facturar a más clientes, a tener varios proveedores recurrentes o a vender productos con tarifas distintas, el margen de error crece al mismo ritmo que las ventas. Ahí es donde conviene evaluar si la conciliación tributaria debe seguir siendo una tarea interna o si es momento de delegarla en un equipo especializado que haga el cruce de información mes a mes, no solo cuando se acerca el vencimiento.
Un outsourcing tributario bien estructurado no se limita a presentar la declaración a tiempo: incluye la conciliación permanente entre facturación electrónica y contabilidad, la revisión del descontable antes de que se convierta en un riesgo y el acompañamiento en caso de que la DIAN emita un requerimiento. Si lo que necesitas es una revisión puntual de la situación tributaria de tu empresa, también puedes apoyarte en una asesoría tributaria enfocada en el bimestre específico que te preocupa.
Qué revisar si tu empresa se acogió al Régimen Simple de Tributación
Si tu empresa está inscrita en el Régimen Simple de Tributación, el tratamiento del IVA cambia: dependiendo de tu actividad económica, puedes seguir siendo responsable de IVA con obligación de declarar y pagar de forma separada, o puede que el impuesto quede integrado dentro del anticipo bimestral consolidado del Simple. Confundir estos dos esquemas es un error común entre empresas que se acogieron al régimen hace poco y todavía manejan la contabilidad con la lógica del régimen ordinario. Si tienes dudas sobre cuál es tu caso, resuélvelo antes de presentar, porque declarar con el esquema equivocado también puede generar inconsistencias frente a la DIAN.
Una revisión a tiempo cuesta menos que una corrección después
El patrón se repite en la mayoría de pymes: el bimestre que se concilia con calma, revisando soportes a medida que llegan, casi nunca genera sorpresas al momento de declarar. El que se deja para el último momento es el que termina con errores de clasificación, descontables mal tomados o, en el peor de los casos, una sanción que se pudo evitar con una revisión previa. Si tu empresa todavía no ha empezado a organizar los soportes de septiembre y octubre, este es el momento de hacerlo, antes de que el calendario te obligue a resolverlo con prisa.
Si quieres que un equipo contable revise la clasificación de tu IVA de este bimestre antes de que venza el plazo, puedes solicitar una asesoría gratuita o agendar una cita en línea y resolver tus dudas específicas antes del 11 de noviembre.
Este contenido tiene fines informativos y se basa en la normativa colombiana vigente. Las cifras en UVT, tasas y fechas de vencimiento se actualizan cada año: verifica los valores aplicables a tu período o consúltanos.