Una diseñadora gráfica y un desarrollador web en Medellín decidieron unir sus proyectos independientes y constituir una SAS para poder facturar como empresa y contratar más personal. El documento privado quedó listo, lo inscribieron en la Cámara de Comercio de Medellín para Antioquia y, dos semanas después, recibieron un correo de un cliente corporativo pidiéndoles la factura electrónica de un proyecto. No tenían ni el RUT actualizado con las responsabilidades correctas ni el software de facturación habilitado ante la DIAN. Tuvieron que detener la cobranza casi un mes mientras resolvían los trámites tributarios para constituir empresa en Colombia que nadie les había explicado con calma.
Esta situación se repite con frecuencia: te concentras en el papeleo mercantil —la minuta, el registro, el certificado de existencia— y dejas para después la parte tributaria, que es justamente la que te permite operar, facturar y contratar sin sobresaltos. Aquí te explicamos, en orden, qué debes activar ante la DIAN y las cámaras de comercio en los primeros días de vida de tu empresa.
El RUT: el primer trámite tributario después del registro mercantil
Una vez tu sociedad queda inscrita en el registro mercantil, el paso siguiente es tramitar el Registro Único Tributario (RUT) ante la DIAN. Si tu empresa es una persona jurídica nueva, puedes adelantar parte del proceso de forma virtual, aunque la inscripción definitiva suele requerir acudir a un punto de atención de la DIAN con el representante legal o un apoderado. El trámite no tiene costo.
En el formulario debes elegir con cuidado el código CIIU de tu actividad económica: una clasificación incorrecta puede más adelante bloquear la habilitación de la facturación electrónica o dejarte fuera de beneficios tributarios a los que sí tendrías derecho. Si tienes dudas sobre cuál te corresponde, es mejor resolverlas con un asesor antes de radicar el formulario que corregirlo después.
Qué responsabilidades tributarias debes marcar en el RUT
El RUT no es solo un número: es la lista de responsabilidades que la DIAN entiende que tu empresa va a cumplir. Entre las más comunes para una sociedad que arranca operaciones están:
- Responsable del IVA, si vendes bienes o prestas servicios gravados con este impuesto.
- Declarante de renta y complementarios, como lo es toda sociedad constituida en Colombia.
- Agente de retención en la fuente, en la medida en que empieces a pagar nómina, honorarios o compras que generen esa obligación.
- Responsable del impuesto de industria y comercio (ICA) ante el municipio donde operes, un trámite aparte del RUT nacional que no debes olvidar.
Marcar una responsabilidad que no te corresponde, o dejar de marcar una que sí aplica, genera inconsistencias que luego tienes que corregir con actualizaciones del RUT. Por eso conviene hacer este ejercicio con tu contador y no por intuición.
El RUES y lo que las cámaras de comercio sigue exigiendo
El Registro Único Empresarial y Social (RUES), creado por el Decreto Ley 019 de 2012 y administrado por las cámaras de comercio, es el sistema que agrupa el registro mercantil junto con otros registros públicos (entidades sin ánimo de lucro, proponentes, turismo, entre otros). Tu empresa ya quedó inscrita allí al constituirse, pero el RUES sigue siendo relevante después: cualquier cambio de domicilio, de representante legal o de actividad económica debe reportarse a través de él.
Además, aunque hoy estés empezando, ten presente que la matrícula mercantil se renueva cada año dentro de los tres primeros meses, es decir, hasta el 31 de marzo, según el artículo 33 del Código de Comercio. Si constituiste tu empresa en 2026, tu primera renovación completa será en el primer trimestre de 2027: anótalo desde ya en tu calendario para no pagarla tarde.
El impuesto de registro: lo que pagas por inscribir la constitución
Cuando inscribiste la constitución en la cámara de comercio, probablemente ya liquidaste el impuesto de registro, un tributo departamental que, desde la Ley 2069 de 2020 (que modificó el artículo 230 de la Ley 223 de 1995), se mueve entre el 0,1% y el 0,3% del capital suscrito, según lo defina la asamblea de cada departamento. La cámara de comercio se encarga de liquidarlo y recaudarlo en el mismo trámite de constitución. Si todavía no te queda claro cuánto pagaste o te falta pagar, pide el desglose a tu cámara de comercio: la tarifa exacta varía de un departamento a otro y no existe un valor único nacional.
Factura electrónica desde el inicio de operaciones: no hay periodo de gracia
Uno de los errores más costosos de las empresas nuevas es creer que la facturación electrónica es algo que se activa «cuando la empresa crezca un poco». No es así. Si tu sociedad queda registrada como responsable del IVA o desarrolla actividades gravadas, la obligación de facturar electrónicamente nace con el inicio de tus operaciones, no después de un tiempo de gracia.
El sistema de facturación electrónica está desarrollado en la Resolución DIAN 000165 de 2023 (modificada por las resoluciones 000008 y 000119 de 2024), que exige que cada factura de venta sea validada previamente por la DIAN antes de entregarse al comprador. Para cumplir, necesitas:
- Un proveedor tecnológico o un software autorizado que genere el XML de la factura según el anexo técnico vigente.
- Numeración autorizada por la DIAN para tu rango de facturación.
- El instrumento de firma electrónica (ver el siguiente punto) para que el sistema pueda validar que quien factura es realmente tu empresa.
Si tu cliente corporativo te exige factura electrónica desde la primera venta —como le pasó a la empresa del ejemplo inicial— y tú todavía no tienes el sistema habilitado, simplemente no vas a poder cobrarle a tiempo. Resolver esto antes de la primera venta, no después, te ahorra ese tropiezo.
El instrumento de firma electrónica: tu «firma» ante la DIAN
Para presentar declaraciones virtuales, habilitar la facturación electrónica y hacer otros trámites ante la DIAN, tu representante legal (o el contador o revisor fiscal, según el trámite) necesita el Instrumento de Firma Electrónica (IFE), creado por la Resolución DIAN 000070 de 2016. El IFE combina una identidad electrónica con un código que reemplaza la firma autógrafa en los documentos que se presentan por los servicios en línea de la DIAN.
Tramitarlo toma tiempo porque requiere verificación de identidad y, en algunos casos, cita presencial. Por eso es uno de los pasos que más conviene adelantar apenas tengas el RUT, antes de que se acerque la fecha en que necesites declarar o facturar.
¿Tu empresa nueva puede entrar al Régimen Simple de Tributación?
El Régimen Simple de Tributación (RST), regulado en los artículos 903 a 916 del Estatuto Tributario, es una alternativa que unifica varios impuestos nacionales en una sola declaración anual con anticipos bimestrales. No todas las empresas pueden optar por él: el artículo 906 del ET excluye, entre otras, a las personas jurídicas extranjeras y a quienes configuren una relación que en la práctica sea laboral.
Lo que sí es importante para una empresa recién constituida: si no tenías RUT antes de crear la sociedad, puedes optar por el RST en el mismo momento de la inscripción en el RUT, sin esperar a la ventana de febrero que aplica a los contribuyentes que ya venían del régimen ordinario. Evaluar esta opción desde el primer día —y no un año después— puede simplificarte bastante la carga administrativa, dependiendo de tu actividad y tus ingresos proyectados. Confírmalo con tu asesor tributario antes de marcar la casilla, porque revertir la decisión no siempre es inmediato.
La UVT 2026 y por qué te interesa desde tu primer año
La Unidad de Valor Tributario (UVT) es la referencia que usa la DIAN para fijar topes, sanciones y bases gravables. Para el año gravable 2026, la DIAN fijó la UVT en $52.374, mediante la Resolución 000238 de 2025, con base en el artículo 868 del Estatuto Tributario. Aunque tu empresa apenas esté empezando, esta cifra ya te afecta: de ella dependen, por ejemplo, los topes de ingresos para ciertos regímenes, las sanciones mínimas si te atrasas en una obligación y las bases de varias retenciones. Guarda el dato y revísalo de nuevo cuando la DIAN publique el valor de cada año.
Errores comunes que cometen las empresas al arrancar
- Dejar la facturación electrónica para «cuando llegue el primer cliente grande», en vez de habilitarla antes de la primera venta.
- Marcar en el RUT responsabilidades genéricas sin verificar si realmente aplican a la actividad de la empresa.
- Olvidar el ICA municipal, pensando que el RUT nacional cubre toda la parte tributaria.
- No tramitar el instrumento de firma electrónica hasta que ya es urgente para una declaración o un trámite.
- Evaluar el Régimen Simple después de un año de operación, cuando pudo decidirse desde la inscripción en el RUT.
Un calendario práctico para los primeros 90 días
- Semana 1: trámite del RUT y definición de responsabilidades tributarias con tu contador.
- Semana 2-3: solicitud del instrumento de firma electrónica y elección de proveedor tecnológico de facturación.
- Semana 3-4: habilitación de la facturación electrónica y numeración autorizada, antes de la primera venta formal.
- Primer mes: evaluación del Régimen Simple de Tributación frente al régimen ordinario, si todavía estás a tiempo de decidir.
- Primeros 90 días: registro de la actividad en ICA municipal y organización de los libros contables y soportes desde el primer movimiento.
No lo dejes para cuando llegue la primera factura urgente
La parte mercantil de constituir una empresa suele resolverse en pocos días; la parte tributaria, si se hace con cuidado, también puede quedar lista antes de tu primera operación. El riesgo no es que te falte un trámite, sino que te falte justo el que tu primer cliente te va a exigir. Un acompañamiento de constitución y formalización empresarial que incluya la parte tributaria desde el inicio evita que tengas que parar la facturación, como le pasó a la empresa del ejemplo, mientras resuelves un RUT mal diligenciado o una firma electrónica que no tramitaste a tiempo.
Si ya constituiste tu empresa o estás por hacerlo y quieres que el RUT, la facturación electrónica y las responsabilidades tributarias queden bien definidas desde el primer día, un outsourcing tributario especializado te ahorra tiempo y errores que, de otro modo, terminas pagando con sanciones o con clientes que no pueden recibir tu factura. Si tu empresa ya tiene algunos meses de operación y quieres revisar si hoy está al día o si debería considerar la revisoría fiscal a medida que crece, puedes ver nuestra guía sobre cuándo es obligatorio contratar un revisor fiscal.
Si estás constituyendo tu empresa o acabas de hacerlo y quieres resolver estos trámites sin perder tiempo ni arriesgarte a una sanción, puedes solicitar una asesoría gratuita o agendar directamente tu cita en línea con nuestro equipo.
Este contenido tiene fines informativos y se basa en la normativa colombiana vigente. Las cifras en UVT, tasas y fechas de vencimiento se actualizan cada año: verifica los valores aplicables a tu período o consúltanos.