Una pyme de confecciones en Medellín compra telas e insumos con frecuencia a talleres pequeños y a personas que cortan y cosen por encargo, ninguno de los cuales expide factura electrónica. Durante años, el contador simplemente registró esos pagos con un recibo de caja menor y un comprobante de egreso interno, pensando que con eso bastaba. Cuando la DIAN les hizo una revisión, les rechazó buena parte de esos costos: el documento que la empresa necesitaba no era un comprobante interno cualquiera, sino un documento soporte con requisitos específicos, generado y transmitido electrónicamente dentro de un plazo preciso.
Esta situación se repite en muchas pymes que compran a proveedores informales, independientes o pequeños negocios que no están obligados a facturar. Si tu empresa hace este tipo de compras, entender cómo funciona el documento soporte costos gastos sin factura DIAN es la diferencia entre conservar la deducción en renta y el IVA descontable, o perderlos por un tema de forma que se pudo evitar.
Cuándo tu proveedor no está obligado a facturar
No todas las personas que te venden un bien o te prestan un servicio tienen que expedir factura electrónica. Esto pasa, por ejemplo, con:
- Personas naturales que no cumplen los topes de ingresos o patrimonio para ser responsables de obligaciones formales de facturación.
- Trabajadores independientes informales que prestan un servicio puntual (un oficio de reparación, un transporte ocasional, una asesoría pequeña).
- Pequeños productores o comerciantes que no están registrados como facturadores electrónicos.
En estos casos, la obligación de documentar la operación no desaparece: simplemente cambia de quién la cumple. En lugar de que el vendedor te entregue una factura, es tu empresa, como compradora, la que debe generar el documento que sustituye esa factura para efectos fiscales.
Quién genera el documento: el comprador, no el vendedor
Este es el punto que más sorprende a los dueños de pyme. La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) ha señalado, a través de conceptos relacionados con el documento soporte en adquisiciones a no obligados a facturar, que cuando el vendedor no está obligado a expedir factura, es el comprador quien debe elaborar el documento soporte para poder sustentar sus costos, gastos y, cuando aplique, el IVA descontable de esa compra.
Dicho de otra forma: si tu empresa le compra algo a alguien que no factura, la responsabilidad de generar el soporte fiscal de esa compra es tuya, no de tu proveedor. Si no lo haces, el riesgo de perder el costo o la deducción es tuyo también.
Qué información mínima debe contener el documento soporte
El documento soporte en adquisiciones a no obligados a facturar debe generarse electrónicamente, bajo las reglas que desarrolló la DIAN en la Resolución 000167 de 2021 (con ajustes posteriores en cuanto a la fecha de entrada en vigencia electrónica). Entre la información que debe contener está:
- Nombre o razón social y NIT (o número de identificación) de la persona que recibe el pago, es decir, tu proveedor.
- Fecha de la operación, que debe coincidir con la fecha de generación del documento o con la semana en que ocurrió, según la modalidad que uses.
- Descripción específica del bien o servicio adquirido.
- Valor total de la operación, discriminando el IVA cuando la compra esté gravada con ese impuesto.
- Numeración consecutiva autorizada para este tipo de documento.
Un documento soporte incompleto, mal diligenciado o que no cumpla con el formato electrónico exigido corre el mismo riesgo que no tenerlo: que la DIAN desconozca el costo o la deducción en una fiscalización.
Dos formas de generarlo: operación por operación o agrupado por semana
La normativa permite dos modalidades para generar el documento soporte, y elegir la que mejor se adapte a tu volumen de compras con un mismo proveedor te ahorra trabajo administrativo:
- Por cada operación: generas un documento soporte el mismo día en que se realiza la compra.
- Agrupado semanalmente: si le compras varias veces a un mismo proveedor no obligado a facturar, puedes consolidar esas compras en un solo documento, siempre que lo generes dentro de la semana siguiente a la primera operación incluida en ese documento.
Esta segunda modalidad es especialmente útil para empresas que compran con frecuencia a los mismos talleres, proveedores informales o trabajadores independientes, porque evita generar un documento distinto cada vez.
El plazo es la parte que más cuesta: generarlo tarde invalida el efecto fiscal
Aquí está el error más costoso que comete una pyme: pensar que, como el documento soporte lo genera la propia empresa, se puede hacer «cuando haya tiempo», incluso meses después, al momento de preparar la declaración de renta. La DIAN ha precisado que el documento soporte no puede generarse en cualquier momento: debe respetar la modalidad diaria o semanal que ya vimos, y generarlo fuera de esos plazos le quita su valor probatorio para efectos de costos, deducciones e impuestos descontables.
En la práctica, esto significa que si tu empresa acumula las compras a proveedores informales de todo un trimestre y solo al cierre intenta generar los documentos soporte correspondientes, es probable que esos documentos ya no sirvan para sustentar el gasto ante la DIAN, aunque la compra haya sido real y el pago se pueda demostrar por otros medios.
Qué pasa con el IVA cuando el proveedor no es responsable de ese impuesto
No todas las compras a no obligados a facturar generan IVA. Si tu proveedor es una persona que no es responsable de IVA, la operación simplemente no lo genera y el documento soporte no debe discriminar ese impuesto. Pero si la operación sí está gravada (por ejemplo, porque el bien o servicio causa IVA independientemente de quién lo venda), el documento soporte debe discriminar el valor del IVA para que tu empresa pueda tratarlo como impuesto descontable, cuando tenga derecho a hacerlo según las reglas generales del impuesto a las ventas.
Confundir estos dos escenarios es otro error común: algunas pymes discriminan IVA en documentos donde no corresponde, o dejan de discriminarlo cuando sí procede, y ambos errores generan inconsistencias que la DIAN puede detectar al cruzar la información exógena de la empresa.
Un ejemplo práctico: taller de confección que no factura
Volvamos al caso de la empresa de confecciones. Supón que le paga a una costurera independiente, que no está obligada a facturar electrónicamente, por la elaboración de un lote de prendas durante una semana, con tres entregas parciales. En ese escenario, la empresa tiene dos caminos válidos:
- Generar un documento soporte el mismo día de cada una de las tres entregas, con el valor pagado en cada una.
- Generar un único documento soporte que agrupe las tres operaciones, siempre que lo haga dentro de la semana siguiente a la primera entrega.
Lo que no es válido es esperar hasta el cierre del mes, cuando ya pasaron varias semanas, para intentar generar ese documento agrupado. Para ese momento, el plazo legal ya se venció y el documento, aunque se genere, pierde el respaldo fiscal que necesita la empresa.
Preguntas frecuentes que suelen generar dudas
Algunas dudas se repiten tanto en empresas de distintos sectores que vale la pena resolverlas de forma directa:
- ¿Aplica solo a compras de bienes, o también a servicios? Aplica a ambos: cualquier adquisición de bienes o servicios a una persona o entidad no obligada a facturar puede requerir documento soporte, siempre que la empresa necesite sustentar el costo, el gasto o el IVA descontable de esa compra.
- ¿Qué pasa si el valor de la compra es muy pequeño? La obligación de generar el documento soporte no depende de un monto mínimo definido por el valor de cada compra; depende de que el vendedor no esté obligado a facturar y de que la empresa quiera sustentar fiscalmente esa erogación.
- ¿El documento soporte reemplaza el pago mismo? No. El documento soporte prueba la operación para efectos fiscales, pero la empresa debe conservar además la evidencia del pago (transferencia, comprobante de egreso, etc.), que es un soporte distinto y complementario.
- ¿Se puede corregir un documento soporte generado con errores? Sí, existen mecanismos para anular o corregir un documento soporte generado electrónicamente, pero lo recomendable es hacerlo cuanto antes, dentro de los plazos vigentes, para no quedar en la misma situación de un documento tardío.
En qué se diferencia del documento equivalente y de la factura electrónica normal
Es fácil confundir el documento soporte en adquisiciones a no obligados a facturar con otras figuras parecidas:
- Factura electrónica de venta: la expide el vendedor cuando sí está obligado a facturar. Si tu proveedor factura normalmente, no necesitas generar documento soporte por esa compra.
- Documento equivalente: aplica a otras operaciones específicas señaladas por la norma (como ciertos servicios públicos, boletas de espectáculos o tiquetes de transporte), con sus propias reglas, distintas de las del documento soporte que estamos describiendo aquí.
- Documento soporte de nómina electrónica: es un documento distinto, relacionado con los pagos laborales, que tiene su propio set de reglas. Si te interesa ese tema puntual, puedes revisar nuestra guía sobre el documento soporte de nómina electrónica.
Cada figura tiene su propio momento de generación y su propio set de datos obligatorios, así que no sirve usar el formato de una para sustituir a otra.
Qué pierde tu empresa si no genera el documento soporte a tiempo
Las consecuencias de no generar el documento soporte, de generarlo incompleto o de hacerlo fuera del plazo son concretas:
- Pérdida del costo o gasto en la declaración de renta, porque no hay un soporte fiscalmente válido que lo respalde.
- Pérdida del IVA descontable asociado a esa compra, cuando la operación estaba gravada.
- Mayor exposición en una fiscalización, porque la DIAN puede cruzar tus compras reportadas en información exógena contra los documentos soporte efectivamente generados y transmitidos.
Para una pyme que compra con frecuencia a proveedores informales, estos costos rechazados pueden representar un golpe importante al final del año, justo cuando menos margen de maniobra hay para corregirlo.
Cómo organizar este proceso dentro de tu contabilidad
La forma más sencilla de no perder esta deducción es integrar la generación del documento soporte al flujo normal de compras, no tratarlo como un trámite aparte de fin de mes. Algunas prácticas que ayudan:
- Definir, desde la compra, si el proveedor factura o no, para saber de inmediato si toca generar documento soporte.
- Elegir una sola modalidad (diaria o semanal) por tipo de proveedor recurrente, para no mezclar criterios.
- Asignar la responsabilidad de generar el documento a una persona específica del equipo contable, con un control de plazos.
- Revisar mensualmente que todos los documentos soporte del periodo quedaron generados y transmitidos, no solo registrados en un Excel interno.
Esto suele ser parte de un buen servicio de outsourcing contable o de asesoría contable, porque requiere disciplina en el día a día de la contabilidad, más que un ajuste puntual al cierre del año. También puedes revisar nuestra guía sobre la facturación electrónica offline y las 48 horas que da la DIAN, útil si tu empresa combina proveedores con y sin obligación de facturar.
Lo que debes revisar ya, antes del cierre de 2026
Si tu empresa compra con cierta frecuencia a personas o negocios que no facturan, vale la pena hacer un alto y revisar, con tus registros de los últimos meses, si cada una de esas compras tiene su documento soporte generado dentro del plazo correcto. Si encuentras vacíos, todavía hay tiempo de corregir el procedimiento antes de que termine el año y de que esos costos queden definitivamente en riesgo en la declaración de renta.
Si no tienes claridad sobre cuáles de tus compras necesitan documento soporte o quieres que alguien revise el procedimiento que usa tu empresa hoy, puedes solicitar una asesoría gratuita o agendar una cita en línea con nuestro equipo contable.
Este contenido tiene fines informativos y se basa en la normativa colombiana vigente. Las cifras en UVT, tasas y fechas de vencimiento se actualizan cada año: verifica los valores aplicables a tu período o consúltanos.