De acuerdo a la Resolución 000013 del 11 de febrero de 2021 (con modificaciones en la Resolución 000063 del 30 de julio de 2021) la DIAN quiere promover el uso de la Nómina Electrónica en Colombia.
Nómina Electrónica
La nómina electrónica consiste en un documento electrónico que respalda los pagos realizados a tus empleados para que estos puedan ser aceptados como descuentos tributarios para efectos de la DIAN a la hora de declarar IVA o renta.
«Es la mejor forma de tener el control de la nómina de tu empresa.»
¿Qué es el documento electrónico de nómina electrónica?
Es el desprendible de pago de nómina que expides a tus empleados en el que soportas los valores por concepto de remuneración del trabajo, horas extras, bonificaciones, valores deducidos, liquidación de vacaciones, descuentos por seguridad social, prestaciones sociales y el total final a pagar.
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Calendario para implementar nómina electrónica en tu empresa
Según lo determina la ley, todas las empresas deben emitir nómina electrónica, a menos de que seas empleador y no declares renta, por lo que es fundamental que sepas los plazos establecidos para cumplir con la obligación y evites contratiempos y sanciones. La DIAN ha dispuesto fechas de acuerdo al número de empleados que tengas:
¿Quiénes están obligados a emitir nómina electrónica?
Conforme lo establece la ley las personas obligadas a emitir nómina electrónica son:
- Aquellos empleados que remuneren, a través de contrato de trabajo, la relación laboral (empleador – empleado) de acuerdo a lo que se estipula en el Código Sustantivo de Trabajo.
- Contribuyentes que soportan declaración de renta o IVA no obligados a facturar electrónicamente pero que cuentan con empleados en su empresa, para así, aplicar a descuentos tributarios.
- Empleadores que remuneran a pensionados.
“Todo aquel que genere empleo»
Beneficios de la nómina electrónica
A continuación, te presentamos los principales beneficios que tendrás al emitir nómina electrónica en tu negocio:
- Informacion en tiempo real de tus empleados, la cual puede consultarse en cualquier momento accediendo a la nube y descargar la nomina cuando se necesite, sin importar el lugar donde te encuentes.
- Por tratarse de documentos digitales, evitas disponer de espacio físico para su almacenamiento, e inclusive evitar el uso de papel y asi contribuir con el cuidado del medio ambiente,
- Tendrás descuentos tributarios por los pagos que realices a tus empleados.
- Mejor control para toma de decisiones importantes.
¿Qué requisitos se necesitan para implementar nómina electrónica en tu empresa?
Es un proceso bastante fácil y aunque no lo creas te vas a ahorrar mucho tiempo y energía, a continuación, te presentamos los requisitos exigidos por la DIAN, que debes ten en cuenta y cumplir, para el documento soporte de nómina electrónica; entre ellos están:
- Razón social.
- Identificación de la empresa.
- Información del Software.
- Proveedor tecnológico.
- Período liquidado.
- Moneda del país.
- Dirección de la empresa.
- Fecha de emisión del documento.
- CUNE (Código único de nómina electrónica).
- Datos del empleado y/o trabajador como: identificación, dirección, nombre, código interno.
- Medio de pago.
- Fecha en que pagaste la nómina del empleado.
- Ingresos y deducciones del empleado.
Modificaciones al documento soporte de nómina
Ten en cuenta que una vez se emita el documento soporte de pago puedes realizar ajustes en caso de errores o irregularidades en el sistema; algo similar a lo que sucede con la factura electrónica a través de la nota crédito y nota débito.
¿Cuándo se presenta la necesidad de realizar estos ajustes?
- Descontaste algo que no era
- Hubo errores aritméticos en los conceptos a pagar o la contabilidad de los mismos.
- Te faltó incluir algún concepto.
- El programa presentó errores o fallas técnicas.
Para elaborar estas modificaciones el documento debe ya estar validado por la DIAN, por otro lado, el documento para realizar dichos cambios se llama: Notas de ajustes al documento soporte de pago de nómina electrónica y su función es remplazar el anterior, es decir el que se emitió primero.