Un ingeniero que llevaba años trabajando como consultor independiente en seguridad y salud en el trabajo decidió formalizar su negocio y crear una empresa para prestar ese servicio a otras pymes de Medellín. Constituyó su SAS en pocos días en la Cámara de Comercio, imprimió tarjetas de presentación y empezó a buscar clientes, convencido de que ya estaba listo para operar. Lo que no sabía es que, para prestar servicios de SST a terceros como empresa, el registro mercantil es solo el primer paso: existe todo un conjunto de permisos adicionales, exigidos por el Ministerio del Trabajo y las secretarías de salud, sin los cuales no puede ofrecer legalmente ese servicio.
Si estás pensando en constituir empresa SST Colombia para asesorar a otras empresas en seguridad y salud en el trabajo, conviene que entiendas desde el principio qué exige la Cámara de Comercio y qué exigen, por separado, las autoridades sanitarias y laborales. Confundir ambos trámites es el error más costoso en el que caen quienes dan este paso.
Constituir la sociedad no es lo mismo que habilitarte para prestar el servicio
La constitución y formalización empresarial de tu SAS ante la Cámara de Comercio te da personalidad jurídica, NIT y la posibilidad de facturar: te convierte en una empresa legalmente existente. Pero si tu actividad es prestar servicios de seguridad y salud en el trabajo a otras organizaciones (no implementar el sistema solo dentro de tu propia empresa, sino asesorar o ejecutar actividades de SST para terceros), necesitas además una habilitación específica que no otorga la Cámara de Comercio, sino la autoridad sanitaria competente.
Esta distinción es clave porque muchos emprendedores del sector, como el del ejemplo anterior, dan por hecho que con la matrícula mercantil ya pueden ofrecer el servicio a cualquier cliente, y descubren el problema solo cuando un cliente corporativo o una entidad pública les exige mostrar la licencia correspondiente.
La licencia en seguridad y salud en el trabajo: quién la exige y para qué sirve
Para que una persona jurídica pueda prestar servicios de SST a otras empresas (por ejemplo, asesoría, auditorías del sistema de gestión, capacitaciones especializadas o exámenes relacionados), la normativa colombiana exige contar con una licencia en seguridad y salud en el trabajo, expedida por la secretaría de salud departamental o distrital del domicilio de la empresa. Esta licencia ha sido regulada a lo largo de los años por distintas resoluciones del Ministerio de Salud y Protección Social, que han ido actualizando los requisitos y el procedimiento, así que antes de iniciar el trámite confirma directamente con la secretaría de salud de tu departamento cuál es la resolución vigente y el formulario actual, porque la norma se ha modificado más de una vez en la última década.
Como regla general que se ha mantenido en las distintas versiones de la norma, la licencia en SST para personas jurídicas suele exigir:
- Solicitud formal ante la secretaría de salud, indicando con precisión los servicios y áreas de SST que la empresa quiere ofrecer.
- Certificado de existencia y representación legal de la sociedad, vigente.
- Relación del personal vinculado a la prestación de esos servicios, con el soporte de su formación académica.
- Evidencia de que ese personal tiene la formación exigida para cada área específica de SST que la empresa va a prestar (medicina laboral, higiene industrial, seguridad industrial, psicología ocupacional, entre otras, según el caso).
La expedición de esta licencia, por norma general, no debería tener costo para el solicitante, aunque sí demanda tiempo de preparación de los documentos y de revisión por parte de la secretaría de salud.
El perfil profesional que exige ser responsable del SST en tu propia empresa prestadora
No basta con tener buena experiencia práctica: la persona que figure como responsable técnico de los servicios de SST que tu empresa va a prestar debe contar con formación obtenida en una institución de educación superior formalmente reconocida por el Ministerio de Educación Nacional, en programas relacionados con seguridad y salud en el trabajo, salud ocupacional o las especialidades técnicas que correspondan según el servicio que se vaya a ofrecer.
Si tu empresa va a prestar varios tipos de servicios de SST (por ejemplo, tanto asesoría en el sistema de gestión como exámenes médicos ocupacionales), es probable que necesites distintos perfiles profesionales para cada área, no una sola persona que cubra todo. Esto afecta directamente tu estructura de costos desde el día uno, porque define cuánto personal calificado necesitas contratar antes de poder facturar el primer servicio.
La Resolución 0312 de 2019 y los Estándares Mínimos del SG-SST
Además de la licencia para prestar servicios de SST a terceros, tu empresa debe conocer muy bien la Resolución 0312 de 2019, que establece los Estándares Mínimos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) que toda empresa colombiana, incluida la tuya como empleadora, debe implementar según su tamaño y nivel de riesgo. Esta resolución es, además, la norma que probablemente vas a aplicar una y otra vez en tu trabajo diario con tus clientes, porque define qué debe cumplir cualquier empresa que contrate tus servicios.
Conocer a fondo la Resolución 0312 de 2019 y el Decreto 1072 de 2015 (que compila la normativa del sector trabajo) no es opcional para una empresa de SST: es el marco técnico sobre el que vas a construir cada propuesta de servicio que le presentes a un cliente.
En la práctica, esto significa que tu empresa debe ser capaz de diagnosticar en cuál de los rangos de estándares mínimos cae cada cliente (según su número de trabajadores y el nivel de riesgo de su actividad), porque ese diagnóstico es el punto de partida de cualquier propuesta comercial seria. Una pyme de riesgo bajo con pocos empleados no necesita el mismo alcance de servicios que una empresa industrial de riesgo alto con cien trabajadores, y tu oferta debe reflejar esa diferencia desde la primera reunión.
Registro ante el Ministerio del Trabajo y otras obligaciones del sector
Dependiendo del tipo específico de servicios que tu empresa vaya a prestar (por ejemplo, si va a actuar como entidad capacitadora en SST, o si va a prestar servicios relacionados con la administración de riesgos laborales), pueden existir registros adicionales ante el Ministerio del Trabajo, distintos de la licencia en salud ocupacional ante la secretaría de salud. Como estos registros varían según el servicio exacto que ofrezcas, confírmalos con el Ministerio del Trabajo antes de prometerle a un cliente un servicio para el que todavía no estás habilitado formalmente.
Pólizas y responsabilidad civil que suelen exigir los clientes
Más allá de lo que exige directamente la ley, en la práctica muchos clientes corporativos (sobre todo empresas grandes o entidades que te contratan como proveedor de SST) van a pedirte una póliza de responsabilidad civil extracontractual vigente antes de firmar el contrato. Esto responde a que, si tu asesoría en SST falla y ocurre un accidente de trabajo en la empresa cliente, tu empresa prestadora podría verse comprometida en la discusión de responsabilidades. Cotizar esta póliza desde el momento en que constituyes tu empresa te ayuda a incluir ese costo en tus tarifas desde el principio, en lugar de descubrirlo cuando un cliente grande ya te está exigiendo el documento.
Cómo tributa una empresa de servicios de SST y qué pasa con el IVA
Como sociedad que presta un servicio, tu empresa de SST tributa renta igual que cualquier otra persona jurídica colombiana, sobre sus utilidades. El tratamiento del IVA depende del tipo específico de servicio: algunos servicios de salud ocupacional pueden tener tratamientos particulares frente al IVA, mientras que servicios de asesoría o consultoría en SST que no califican como servicios de salud suelen estar gravados con la tarifa general. Como esta clasificación depende del detalle exacto del servicio que prestas, conviene revisarla con una asesoría tributaria antes de facturar, para no cobrar de más ni de menos a tus clientes ni exponerte a un requerimiento de la DIAN.
Esta definición también afecta cómo estructuras tus contratos: si facturas un paquete que combina, por ejemplo, exámenes médicos ocupacionales (que pueden tener un tratamiento distinto) con asesoría en el sistema de gestión, tu factura debe reflejar esa diferencia línea por línea, no como un solo valor global. Resolver esto desde el diseño de tus servicios te evita tener que rehacer facturas o explicarle a un cliente, meses después, por qué el IVA cambió.
Qué tienen en común otras empresas del sector salud que también necesitan habilitación adicional
El caso de una empresa de SST no es aislado dentro del sector salud: otras empresas que quieren prestar servicios regulados, como una IPS o clínica, también deben sumar a su registro mercantil una habilitación ante la autoridad sanitaria antes de poder operar. Puedes revisar un proceso similar en nuestra guía sobre constituir una IPS en Colombia: requisitos de habilitación, que ilustra bien por qué, en el sector salud, la Cámara de Comercio casi nunca es el último paso del proceso de formalización.
Cómo estructurar bien tu empresa de SST desde el principio
Si estás evaluando crear una empresa para prestar servicios de SST, estos son los pasos que conviene seguir en orden, no al azar:
- Define con precisión qué servicios de SST vas a ofrecer (asesoría, auditorías, capacitación, exámenes, administración del SG-SST de terceros), porque de eso depende qué licencias y registros necesitas.
- Constituye tu sociedad (normalmente una SAS) con un objeto social que refleje con claridad esos servicios.
- Reúne el equipo de profesionales con la formación exigida para cada servicio antes de solicitar la licencia, no después.
- Tramita la licencia en seguridad y salud en el trabajo ante la secretaría de salud de tu departamento, confirmando primero cuál es la norma y el formulario vigentes.
- Verifica si tu tipo de servicio exige algún registro adicional ante el Ministerio del Trabajo.
- Cotiza tu póliza de responsabilidad civil antes de salir a buscar clientes corporativos.
- Define con asesoría tributaria el tratamiento de IVA de cada servicio que vas a facturar.
Como tu empresa de SST probablemente va a contratar personal calificado desde el inicio, también vale la pena organizar desde el primer mes la parte de outsourcing de nómina, para que la liquidación de tus propios profesionales no se convierta en otro frente abierto mientras aprendes a operar el negocio.
No lo dejes para cuando ya tengas el primer cliente esperando
El error más caro en este proceso no es de tipo contable, sino de secuencia: muchos emprendedores constituyen primero la sociedad, consiguen un cliente y solo entonces descubren que necesitan meses para obtener la licencia en SST, con el cliente esperando. Si vas a formalizar una empresa de seguridad y salud en el trabajo, ordena el proceso desde el principio para que, cuando llegue tu primer contrato, ya tengas resuelto tanto el registro mercantil como la habilitación sanitaria.
Si estás en ese proceso y quieres revisar con calma qué registros aplican a tu caso específico y cómo estructurar tu empresa desde el inicio, puedes agendar una asesoría gratuita o reservar tu cita en línea antes de dar el primer paso en la Cámara de Comercio.
Este contenido tiene fines informativos y se basa en la normativa colombiana vigente. Las cifras en UVT, tasas y fechas de vencimiento se actualizan cada año: verifica los valores aplicables a tu período o consúltanos.