Una fundación familiar llevaba meses preparando la apertura de un colegio bilingüe en el oriente antioqueño. Ya tenían el lote, el diseño arquitectónico aprobado y una lista de espera de padres interesados. Confiados en que «constituir la empresa» era el paso central, radicaron la persona jurídica en la Cámara de Comercio y empezaron a recibir preinscripciones. Dos meses antes de la fecha prevista para abrir, la Secretaría de Educación les notificó que no podían matricular a ningún estudiante sin la licencia de funcionamiento, un trámite que apenas habían iniciado.
Ese error —confundir la constitución de la persona jurídica con la autorización para operar como colegio— es uno de los más costosos en la creación de instituciones educativas privadas. Constituir un colegio privado en Colombia exige dos procesos distintos, con autoridades distintas, y el segundo suele tomar más tiempo del que la mayoría de proyectos educativos calcula al principio.
Dos trámites distintos, no uno solo
El primer trámite es la constitución de la persona jurídica: registrar la entidad (fundación, corporación o, en algunos casos, sociedad) ante la Cámara de Comercio, obtener el RUT y cumplir los requisitos tributarios generales de cualquier empresa. El segundo, independiente del primero, es obtener la licencia de funcionamiento ante la Secretaría de Educación de la entidad territorial certificada donde se va a ubicar el colegio.
Tener la persona jurídica constituida no autoriza a prestar el servicio educativo. La licencia de funcionamiento es el acto administrativo con el que la Secretaría de Educación reconoce oficialmente que ese establecimiento puede abrir y operar como institución educativa, según lo reglamentado en el Decreto 1075 de 2015, el Decreto Único Reglamentario del Sector Educación. Sin esa licencia, matricular estudiantes y cobrar pensiones expone al proyecto a que se considere prestación ilegal del servicio educativo.
Qué exige la Secretaría de Educación para otorgar la licencia
La norma exige que el establecimiento cuente con una estructura administrativa definida, una planta física adecuada y un Proyecto Educativo Institucional (PEI) coherente con el nivel y la modalidad que se va a ofrecer. En la práctica, cada secretaría de educación territorial —municipal o departamental, según dónde se ubique el colegio— pide documentación específica, pero casi siempre incluye:
- La propuesta del Proyecto Educativo Institucional (PEI).
- La licencia de construcción o el acto que reconoce el uso educativo del inmueble.
- Un estudio de costos y viabilidad económica, con proyecciones de ingresos y egresos.
- Las tarifas de matrícula y pensión previstas para el primer año de funcionamiento.
- El número máximo de estudiantes que el establecimiento puede atender según su planta física.
La planta física debe cumplir, además, normas urbanísticas, de sismorresistencia, sanitarias y de seguridad, lo que en la práctica implica coordinar este trámite con el proceso de construcción o adecuación del inmueble, no después de terminarlo.
Licencia definitiva, condicional o provisional: no son lo mismo
La normativa contempla distintos tipos de licencia según el grado de cumplimiento que tenga el proyecto en el momento de la solicitud. Una licencia definitiva se otorga por tiempo indefinido, sujeta a las condiciones en ella establecidas, mientras que existen figuras condicionales o provisionales para proyectos que todavía están completando requisitos. Qué tipo de licencia te corresponde depende de qué tan avanzada esté tu infraestructura y tu documentación en el momento de radicar la solicitud.
Esta diferencia importa porque algunos proyectos empiezan a promocionar matrículas asumiendo que una licencia provisional les da el mismo respaldo que una definitiva, cuando en realidad puede traer condiciones y plazos que hay que cumplir para no perderla.
Por qué muchos colegios se constituyen como entidades sin ánimo de lucro
Es común que los colegios privados en Colombia se constituyan como fundaciones o corporaciones, es decir, entidades sin ánimo de lucro, y no como sociedades comerciales tradicionales. Esta decisión no es obligatoria en todos los casos, pero responde a la naturaleza del servicio educativo y tiene efectos contables y tributarios concretos: estas entidades suelen pertenecer al régimen tributario especial del impuesto de renta, con reglas propias sobre el manejo de excedentes y su reinversión en la actividad meritoria.
Elegir la figura jurídica correcta desde el inicio —fundación, corporación u otra alternativa según el proyecto— condiciona cómo se van a manejar los excedentes del colegio en el futuro, así que conviene decidirlo con asesoría contable antes de radicar los estatutos, no después de que la Cámara de Comercio ya inscribió la entidad.
Trámites de matrícula mercantil y RUT que sí aplican
Aunque el colegio sea una entidad sin ánimo de lucro con fines educativos, eso no la exime de los trámites mercantiles y tributarios básicos de cualquier empresa: matrícula ante la Cámara de Comercio, inscripción en el RUT con la responsabilidad correspondiente, y cumplimiento de las obligaciones del régimen tributario especial si aplica. Confundir «entidad educativa» con «entidad exenta de trámites» es otro error que suele costar tiempo y, en algunos casos, sanciones por incumplimiento formal.
Esto incluye también la renovación anual de la matrícula mercantil ante la Cámara de Comercio y la actualización del RUT cada vez que cambien datos relevantes de la entidad, como su representante legal, su domicilio o su actividad económica registrada, algo que suele pasarse por alto una vez el colegio ya está en funcionamiento y la atención se concentra en lo académico.
Facturación electrónica y manejo contable desde el primer semestre
Desde el momento en que el colegio empieza a cobrar matrículas, pensiones y otros conceptos como transporte o alimentación, debe emitir los documentos de cobro bajo las reglas de facturación electrónica que aplican a cualquier empresa habilitada ante la DIAN. El manejo contable de estos ingresos tiene particularidades propias del sector: becas, descuentos por hermanos, mensualidades fraccionadas y depósitos de matrícula que se reconocen en periodos distintos al pago.
Si quieres profundizar en cómo se organiza contablemente este tipo de ingresos, puedes revisar nuestro artículo sobre contabilidad de colegios privados: matrículas, pensiones y becas. También vale la pena tener presente que, si tu colegio además ofrece programas de extensión como idiomas o educación para el trabajo, el tratamiento tributario puede variar, como explicamos en nuestro artículo sobre el beneficio tributario de la educación para el trabajo.
Obligaciones laborales si ya contrataste docentes antes de abrir
Muchos proyectos educativos contratan a su equipo docente y administrativo semanas o meses antes de recibir la licencia de funcionamiento, para tener todo listo el día de apertura. Esa decisión es razonable desde lo operativo, pero implica que las obligaciones laborales —afiliación a seguridad social, liquidación de prestaciones, nómina electrónica— empiezan a correr desde la fecha real de contratación, sin esperar a que la licencia esté lista.
No tener resuelto este frente desde el primer contrato es una fuente frecuente de errores: aportes pagados tarde, documentos soporte de nómina electrónica mal generados, o liquidaciones que no reflejan correctamente el tiempo trabajado antes de la apertura oficial.
Lo mismo aplica al personal administrativo y de apoyo —secretaría académica, servicios generales, coordinación— que suele incorporarse incluso antes que los docentes, para dejar listos los procesos de admisión y matrícula. Cada uno de esos contratos genera obligaciones desde su fecha de inicio, independientemente de si el colegio ya tiene o no la licencia definitiva en mano.
Errores comunes que retrasan la apertura del colegio
Revisando proyectos educativos que han pasado por este proceso, los retrasos más frecuentes suelen repetirse:
- Empezar a promocionar matrículas o recibir preinscripciones con pago antes de tener la licencia de funcionamiento.
- Subestimar el tiempo que toma la Secretaría de Educación en revisar y aprobar el PEI y la documentación de infraestructura.
- Diseñar la planta física sin verificar primero los requisitos urbanísticos y de sismorresistencia exigidos para uso educativo.
- Elegir la figura jurídica (fundación, corporación, sociedad) sin considerar sus efectos contables y tributarios de largo plazo.
- No coordinar la contratación de docentes con el cronograma real de la licencia, generando obligaciones laborales antes de tener ingresos por matrículas.
La mayoría de estos errores no se originan en la Secretaría de Educación, sino en la planeación interna del proyecto, y son evitables con un cronograma que integre desde el inicio los trámites legales, educativos y contables.
La inspección y vigilancia no termina con la licencia otorgada
Obtener la licencia de funcionamiento no es el final del relacionamiento con la Secretaría de Educación, sino el inicio de una supervisión permanente. La entidad territorial certificada ejerce inspección y vigilancia continua sobre el establecimiento: puede verificar que la planta física se mantenga en las condiciones aprobadas, que el PEI se esté ejecutando realmente, y que las tarifas de matrícula y pensión que se cobran correspondan a las informadas en su momento o a los incrementos autorizados.
Si el colegio amplía su oferta —por ejemplo, agrega un nuevo nivel educativo, aumenta el cupo máximo de estudiantes o adecúa nueva infraestructura—, esos cambios suelen requerir una actualización o ampliación de la licencia, no una simple notificación informal a la Secretaría. Tratar estos cambios como trámites menores es otro error frecuente que puede derivar en observaciones o sanciones durante una visita de inspección.
Presupuesta los costos de ambos trámites, no solo el de la Cámara de Comercio
Al calcular el costo de poner en marcha un colegio, muchos proyectos presupuestan únicamente los gastos de constitución mercantil —registro, notaría, RUT— y subestiman los costos asociados al trámite educativo: honorarios de quien estructura el PEI, ajustes de infraestructura exigidos por la Secretaría, estudios técnicos de sismorresistencia, y el tiempo del equipo directivo dedicado a un proceso que puede tomar varios meses de ida y vuelta con la entidad territorial.
Ese tiempo administrativo tiene un costo real, aunque no aparezca como una factura: cada mes de atraso en la licencia es un mes sin poder matricular ni cobrar, mientras los gastos fijos del proyecto —arriendo, nómina del equipo contratado, mantenimiento de la planta física— ya están corriendo.
Cómo ordenar el cronograma desde el día uno
La recomendación práctica para cualquier proyecto educativo nuevo es trazar, desde el inicio, un cronograma único que combine los tres frentes: la constitución de la persona jurídica, la solicitud de la licencia de funcionamiento ante la Secretaría de Educación, y la estructuración contable y tributaria de la entidad. Tratar estos frentes por separado, como hizo la fundación del ejemplo inicial, es lo que termina generando los retrasos más costosos.
Contar con acompañamiento especializado en la constitución y formalización empresarial de proyectos educativos, que entienda tanto los requisitos de la Secretaría de Educación como las obligaciones tributarias y laborales que corren en paralelo, es lo que permite que la fecha de apertura planeada se cumpla sin sorpresas de último momento.
Si estás estructurando un colegio, jardín o instituto y quieres ordenar el cronograma legal, tributario y laboral antes de radicar la solicitud de licencia, puedes agendar una asesoría gratuita o reservar tu cita en línea con nuestro equipo.
Este contenido tiene fines informativos y se basa en la normativa colombiana vigente. Las cifras en UVT, tasas y fechas de vencimiento se actualizan cada año: verifica los valores aplicables a tu período o consúltanos.