Una empresa de servicios de tecnología llevaba apenas tres semanas de constituida cuando su contador le hizo una pregunta incómoda: «¿marcaste el Régimen Simple en el RUT o quedaste en el ordinario?». El dueño no recordaba haber elegido nada; el trámite de constitución lo había hecho de forma exprés, enfocado en la Cámara de Comercio y la apertura de la cuenta bancaria, y nadie le explicó que esa casilla del RUT era una decisión con consecuencias de un año completo. Terminó pagando más impuestos de los que hubiera pagado si lo hubiera definido a tiempo, y tuvo que esperar hasta el cierre del año siguiente para corregirlo.
Ese tipo de descuido es más común de lo que parece cuando constituyes una empresa en Colombia: hay tantos trámites simultáneos (notaría o Cámara de Comercio, RUT, Registro Único Empresarial, cuenta bancaria, facturación electrónica) que la decisión tributaria de fondo queda en segundo plano. Y a diferencia de otras decisiones que se pueden ajustar sobre la marcha, inscribirte o no en el Régimen Simple de Tributación al constituir empresa es una de las pocas que, si la dejas pasar, te amarra por el resto del año gravable.
Qué es el Régimen Simple de Tributación
El Régimen Simple de Tributación (RST o «Simple») es un modelo opcional que unifica varios impuestos nacionales y, en algunos casos, el de industria y comercio, en un solo recibo que se paga de forma anticipada bimestral y se liquida con una declaración anual. Fue creado para simplificar la carga tributaria y administrativa de los negocios más pequeños, a cambio de una tarifa que varía según la actividad económica y el nivel de ingresos.
La alternativa es el régimen ordinario, el esquema tradicional del impuesto de renta, con su propia tarifa, sus propios anticipos y, en general, más declaraciones y trámites a lo largo del año. Ninguno de los dos es «mejor» en abstracto: depende del margen del negocio, de si tiene muchos costos deducibles, de si planea tener socios extranjeros o inversionistas, y de la actividad que vaya a desarrollar.
Por qué una empresa que se está constituyendo tiene una ventana que un negocio ya existente no tiene
Aquí está la diferencia clave que casi nadie te explica antes de constituir: una sociedad que ya existe y tiene RUT solo puede optar por el Régimen Simple (o devolverse al ordinario) dentro de una ventana anual, que vence el último día hábil de febrero del año gravable correspondiente. Si no actualiza el RUT dentro de ese plazo, queda atada al régimen en el que estaba durante todo ese año.
Una empresa que se está constituyendo por primera vez, en cambio, no tiene que esperar a esa fecha. Puede indicar su intención de acogerse al Régimen Simple directamente en el mismo formulario de inscripción inicial del RUT, en el momento en que nace jurídicamente, sin importar en qué mes del año ocurra esa constitución. Esta posibilidad está prevista en el artículo 909 del Estatuto Tributario, que regula la inscripción al RST.
Esa ventana es la razón por la que esta decisión, para una empresa nueva, se vuelve tan sensible: no se trata de un trámite que puedas aplazar «para después», porque ese «después» implica quedar en el régimen ordinario durante el primer año completo de operación y tener que esperar hasta el cierre del siguiente para corregirlo.
Qué pasa si no marcas la opción al momento de inscribirte en el RUT
Si en el formulario inicial del RUT no seleccionas el Régimen Simple, la empresa queda, por defecto, en el régimen ordinario del impuesto de renta. No hay una segunda oportunidad dentro del mismo año gravable: tendrías que esperar a la ventana de actualización de RUT del año siguiente (la que vence el último día hábil de febrero) para intentar el traslado, siempre que en ese momento cumplas los requisitos.
En la práctica, esto significa que una empresa constituida, por ejemplo, en junio, que no marcó el Simple en su RUT inicial, se queda en el régimen ordinario por el resto de ese año y, como mínimo, por los primeros meses del siguiente, hasta que llegue la ventana de traslado.
Requisitos y límites para poder optar por el Régimen Simple
No cualquier empresa puede inscribirse. El Estatuto Tributario fija, entre otros, estos requisitos generales:
- Ser una persona natural o jurídica que desarrolle una empresa, negocio o actividad económica permitida por la norma.
- No superar el tope de ingresos brutos fijado para el Régimen Simple, que equivale a 100.000 UVT. Para una empresa que recién se constituye y no tiene ingresos del año anterior, este tope se evalúa sobre la proyección de ingresos del primer año; conviene revisar con tu contador cómo se aplica en tu caso concreto y confirmar el valor de la UVT vigente para el año en que te constituyas.
- No encontrarse dentro de las actividades expresamente excluidas del régimen (por ejemplo, ciertas actividades financieras, de factoring, o actividades que la ley considera incompatibles con el Simple).
- No tener más de un establecimiento, sede, local o negocio en los casos en que la norma lo restringe según la actividad.
El valor de la UVT se actualiza cada año mediante resolución de la DIAN, así que el equivalente en pesos del tope de 100.000 UVT cambia de un año gravable a otro. Antes de decidir, confirma con tu contador el valor vigente para el año exacto en que vas a constituir la empresa.
Actividades que conviene revisar antes de definir el objeto social
Una decisión que suele pasarse por alto es la relación entre el objeto social que se redacta en los estatutos y la posibilidad real de acogerse al Simple. Si el objeto social incluye actividades excluidas del régimen (o actividades mixtas que combinan una permitida con una excluida), la empresa puede quedar impedida para optar por este esquema, así lo haya marcado en el RUT.
Por eso, antes de firmar el acta de constitución, vale la pena sentarse con tu asesor contable o tributario a revisar:
- Si la actividad principal (y las secundarias) que vas a registrar están permitidas en el Simple.
- Si el modelo de negocio incluye arrendamientos, actividades financieras o de seguros que puedan excluir a la empresa.
- Si en el corto plazo planeas sumar una línea de negocio que sí esté excluida, porque eso también te saca del régimen.
Ventajas reales del Simple para una empresa que está empezando
Para muchos negocios nuevos, el Régimen Simple resuelve varios dolores de cabeza desde el primer día:
- Unifica impuestos que en el régimen ordinario irían por separado, lo que reduce el número de declaraciones y trámites.
- El pago anticipado bimestral ayuda a distribuir la carga tributaria durante el año, en lugar de enfrentar un solo pago grande en la declaración anual.
- En varios casos, el Simple también integra el impuesto de industria y comercio, lo que simplifica la relación con el municipio.
- Para negocios con márgenes altos y pocos costos deducibles, la tarifa del Simple suele resultar más favorable que la combinación de tarifas del régimen ordinario.
Cuándo, aunque se pueda, el Simple no conviene desde el primer año
El Régimen Simple no es automáticamente la mejor opción para toda empresa nueva. Hay escenarios en los que, aunque cumplas los requisitos, te puede convenir más quedarte en el régimen ordinario desde el inicio:
- Negocios con costos y gastos deducibles muy altos frente a sus ingresos (por ejemplo, empresas que están haciendo una inversión fuerte en el primer año), porque en el ordinario esos costos reducen la base gravable, mientras que el Simple se calcula sobre los ingresos brutos.
- Empresas que esperan tener pérdidas fiscales en los primeros años y quieren poder compensarlas en el futuro, algo que el régimen ordinario permite y el Simple no maneja igual.
- Negocios que van a buscar inversionistas o rondas de capital pronto, donde el régimen tributario puede incidir en la estructura de reporte financiero que esperan los inversionistas.
- Empresas cuya actividad combina líneas permitidas y excluidas, donde optar por el Simple podría generar discusiones futuras con la DIAN sobre la procedencia del régimen.
La recomendación práctica es simular ambos escenarios con cifras reales de tu plan de negocio (ingresos proyectados, costos, margen) antes de marcar la casilla en el RUT. Una vez constituida la empresa y transcurrida la ventana de inscripción, revertir la decisión toma tiempo.
Cómo pensar la decisión con un ejemplo simple
Imagina dos empresas que se constituyen el mismo mes, con el mismo nivel de ingresos proyectados. La primera es un negocio de servicios con márgenes altos y pocos costos deducibles (por ejemplo, una consultoría con un equipo pequeño). La segunda es una empresa que va a hacer una inversión fuerte en activos y tiene costos de arranque altos frente a sus ingresos del primer año.
Para la primera, el Régimen Simple suele resultar atractivo, porque su tarifa se calcula sobre los ingresos brutos y, al tener pocos costos para deducir, el régimen ordinario no le aportaría mucho beneficio adicional. Para la segunda, el régimen ordinario puede ser más conveniente en ese primer año, porque le permite deducir esos costos de arranque y reducir la base sobre la que paga el impuesto, algo que el Simple no contempla de la misma manera.
Este tipo de comparación, hecha con las cifras reales de tu plan de negocio y no con una regla general, es justamente lo que deberías resolver antes de radicar el RUT, porque la respuesta correcta cambia según el modelo de cada empresa.
Cómo se refleja la decisión en tu facturación y en tus reportes
Una vez elegido el régimen, esa decisión queda asociada al RUT y se refleja en cómo facturas desde el primer momento. Si tu empresa queda en el Régimen Simple, la facturación electrónica debe indicar esa condición, y el manejo de la retención en la fuente con tus clientes y proveedores cambia frente al que aplicaría si estuvieras en el régimen ordinario. Por eso, antes de emitir tu primera factura electrónica, vale la pena confirmar con tu contador que la configuración de tu sistema de facturación corresponde al régimen que efectivamente marcaste en el RUT, para no tener que corregir facturas ya emitidas.
Cómo se articula esta decisión con el resto de la constitución
Elegir el régimen tributario no es un trámite aislado: va de la mano de decisiones que ya tomaste o estás tomando al constituir tu empresa, como el tipo de sociedad (una SAS, una LTDA o una S.A.), el objeto social y los trámites tributarios iniciales ante la DIAN y el RUES. Por eso conviene resolverlo en la misma conversación en la que defines esos otros puntos, idealmente antes de radicar el documento de constitución, y no después, cuando ya tienes el RUT asignado y la ventana para elegir ya se cerró.
Si tu empresa ya existe y quedó en el régimen que no querías, todavía puedes planear el traslado para la próxima ventana de febrero; en nuestro artículo sobre Régimen Simple vs. régimen ordinario explicamos cómo comparar ambos esquemas con más detalle.
Qué hacer en la práctica si vas a constituir una empresa pronto
Si estás en proceso de constituir tu empresa, estos son los pasos que te evitan tomar esta decisión a última hora:
- Define el objeto social teniendo en cuenta si quieres optar por el Simple, para no incluir actividades excluidas sin darte cuenta.
- Proyecta los ingresos del primer año y compáralos con el tope de 100.000 UVT vigente, con el valor de la UVT del año en que te vas a constituir.
- Simula la carga tributaria en ambos regímenes con cifras reales de tu modelo de negocio, no solo con la tarifa nominal.
- Define la decisión antes de radicar el RUT inicial, para marcarla en el mismo formulario y no perder la ventana.
- Guarda la constancia de inscripción con la opción marcada, porque es el documento que respalda tu régimen ante cualquier revisión futura.
Si no estás seguro de cuál régimen le conviene a tu empresa desde el día uno, lo más sensato es resolverlo antes de firmar el acta de constitución, no después. En Acierto Contable acompañamos este tipo de decisiones como parte de nuestro servicio de Régimen Simple de Tributación, y si todavía no has definido ningún trámite, puedes agendar una asesoría gratuita para revisar tu caso antes de constituir.
Este contenido tiene fines informativos y se basa en la normativa colombiana vigente. Las cifras en UVT, tasas y fechas de vencimiento se actualizan cada año: verifica los valores aplicables a tu período o consúltanos.