Un colegio privado de Medellín, de esos que llevan más de veinte años en el sector, recibió en enero una visita de la Secretaría de Educación por una queja de un acudiente. El reclamo era sencillo: la institución exigía un «bono de infraestructura» anual, separado de la pensión, que ningún padre había aceptado firmar de manera voluntaria. El rector pensaba que ese cobro era normal porque «todos los colegios de la zona lo hacen». La visita terminó en un requerimiento formal y en la obligación de devolver los valores cobrados de manera indebida a las familias que lo solicitaran.
Ese tipo de situación es exactamente lo que busca evitar la Circular 002 de 2026 del Ministerio de Educación Nacional (MEN), expedida por el Viceministerio de Educación Preescolar, Básica y Media el 8 de enero de 2026. La circular no crea cobros nuevos ni cambia las reglas de fondo, pero sí aclara, para el año lectivo 2026, qué pueden cobrar los colegios privados y qué les queda expresamente prohibido. Si administras o llevas la contabilidad de un colegio privado en Medellín o en cualquier parte del país, este es el momento de revisar tus conceptos de cobro antes de que una queja se convierta en un proceso sancionatorio.
Qué es la Circular 002 de 2026 y a quién aplica
La Circular 002 de 2026 está dirigida a gobernaciones, alcaldías y secretarías de educación, y a través de ellas llega a los establecimientos educativos no oficiales (colegios privados) del régimen de libertad regulada, libertad vigilada y régimen controlado. Su objetivo es orientar a las familias y recordarles a los colegios cuáles son los límites vigentes para los cobros del año escolar, en un contexto en el que las quejas por cobros indebidos suben cada enero con el inicio de matrículas.
No es una norma aislada: recoge y reitera disposiciones que ya existían, principalmente el artículo 203 de la Ley 115 de 1994 (Ley General de Educación), modificado por la Ley 1269 de 2008, y la resolución anual que fija los topes de incremento de matrícula y pensión. Para contabilidad y facturación, lo relevante es que la circular traza una línea clara entre lo que es un cobro legal y lo que la autoridad educativa puede calificar como cobro indebido.
Los topes de matrícula y pensión no cambiaron por esta circular
Para el año 2026, los incrementos de matrícula y pensión de los colegios privados deben mantenerse dentro de los límites fijados por la Resolución 019805 del 30 de septiembre de 2025. Esa resolución, no la Circular 002, es la que define el porcentaje máximo de incremento según el régimen de tarifas de cada institución (libertad regulada, libertad vigilada o controlado). La circular simplemente recuerda que cualquier aumento por fuera de esos topes, o cualquier cobro adicional que busque compensar un incremento no autorizado, queda prohibido.
Si tu colegio ajustó tarifas para 2026, el primer paso de la revisión es confirmar en qué régimen de tarifas está clasificado y si el porcentaje aplicado corresponde al autorizado para ese régimen. Este dato debería estar documentado en el acta del Consejo Directivo que aprobó el incremento.
Qué cobros quedan expresamente prohibidos
De acuerdo con el Ministerio de Educación, los colegios privados no pueden exigir a las familias, ni directamente ni a través de asociaciones de padres u otras organizaciones:
- Bonos, donaciones o cuotas adicionales, en dinero o en especie, distintos de la matrícula, las pensiones y los cobros periódicos autorizados.
- Aportes a capital o «cuotas de infraestructura» que no estén contemplados dentro de las tarifas aprobadas.
- Pagos obligatorios por alimentación, transporte escolar o alojamiento cuando la familia no los ha aceptado de forma voluntaria.
- Exigencias de compra de uniformes, textos o útiles en un proveedor específico, cuando existen alternativas equivalentes en el mercado.
El punto común de toda la lista es la palabra «exigir». Un colegio puede ofrecer servicios adicionales, pero no puede condicionar la matrícula, la entrega de boletines o la permanencia del estudiante al pago de algo que no esté dentro de las tarifas aprobadas y comunicadas a los padres.
Transporte y alimentación: cuándo sí se pueden cobrar
El transporte escolar y la alimentación son los dos servicios donde más se presta a confusión. La circular es clara en que ambos pueden cobrarse, pero solo si la familia los acepta de manera voluntaria y por separado de la pensión. Esto tiene dos consecuencias prácticas para la parte contable y de facturación:
- El valor de transporte o alimentación no puede estar incluido de forma automática en la pensión sin que el padre haya firmado la aceptación del servicio.
- Si una familia decide no usar el servicio de transporte o de restaurante, el colegio no puede seguir cobrándolo ni condicionar la pensión a ese pago.
Esto obliga a que estos conceptos aparezcan como líneas independientes en el recibo o la factura, con su propio soporte de aceptación, y no mezclados dentro de un valor único de «servicios educativos».
Útiles, uniformes y textos: la lista que debe aprobar el Consejo Directivo
La Circular 002 de 2026 insiste en que la lista de materiales educativos —útiles, uniformes, textos y demás implementos— debe:
- Entregarse a las familias en el momento de la matrícula, no después de iniciado el año escolar.
- Contar con la aprobación previa del Consejo Directivo de la institución.
- Responder a necesidades pedagógicas reales, evitando elementos que generen gastos innecesarios para las familias.
- Incluir, en lo posible, un cronograma de uso, para que los padres no tengan que comprar todo el material al inicio del año.
Para efectos de control interno, esto significa que el acta del Consejo Directivo que aprueba la lista de útiles y uniformes se convierte en un documento soporte igual de importante que el acta que aprueba el incremento de pensión. Si tu colegio no guarda esas actas de forma ordenada, es un punto que vale la pena corregir antes de que llegue una inspección.
Qué sanciones prevé la ley por cobros indebidos
El respaldo legal de estas prohibiciones está en el artículo 203 de la Ley 115 de 1994, modificado por la Ley 1269 de 2008. La norma establece que los establecimientos educativos que exijan cuotas, bonos, donaciones o tarifas adicionales a las aprobadas se exponen a una multa que va de 50 a 200 salarios mínimos legales mensuales vigentes, previa comprobación de los hechos por parte de la autoridad competente. En caso de reincidencia, la ley contempla el cierre definitivo del establecimiento educativo.
La facultad de imponer estas sanciones corresponde a las gobernaciones y alcaldías, a través de sus secretarías de educación, en los municipios y departamentos certificados en educación. Dato importante para tu planeación: desde 2020, por disposición de la Ley 1955 de 2019, las multas que antes se expresaban en salarios mínimos tienden a recalcularse en Unidades de Valor Tributario (UVT); como la equivalencia exacta para este tipo de sanción puede variar según cómo la aplique cada secretaría de educación, lo más prudente es confirmar el monto vigente directamente con la secretaría de tu municipio antes de hacer cualquier cálculo de riesgo.
Cómo debe quedar discriminada la factura o el recibo de pago
Un error común en colegios privados es seguir facturando con un único concepto genérico de «servicios educativos» que mezcla matrícula, pensión, transporte, alimentación y otros cobros. Con la circular vigente, es más seguro —y más defendible ante una auditoría— que la factura o el recibo de pago discrimine, como mínimo:
- Matrícula, con el valor y el periodo que cubre.
- Pensión mensual, indicando el régimen de tarifas y el porcentaje de incremento aplicado frente al año anterior.
- Transporte escolar, solo si la familia lo aceptó, con el valor y la ruta o zona cubierta.
- Alimentación o restaurante escolar, solo si fue aceptado, igualmente diferenciado.
- Cualquier otro cobro periódico que esté expresamente autorizado y documentado.
Esta forma de facturar no solo responde a una exigencia normativa del sector educativo: también es coherente con las reglas de facturación electrónica que exigen que cada concepto facturado corresponda a un servicio real y verificable, algo que ya abordamos para otro tipo de establecimientos en nuestra guía sobre los errores de facturación electrónica que más sanciona la DIAN.
Pasos para revisar tus conceptos de cobro antes de una inspección
Si administras o asesoras contablemente a un colegio privado, estos son los pasos prácticos para hacer la revisión antes de que llegue una queja o una visita de la secretaría de educación:
- Reúne las actas del Consejo Directivo donde se aprobaron matrícula, pensión, lista de útiles, uniformes y servicios adicionales para 2026.
- Verifica que el incremento de pensión aplicado esté dentro del tope de la Resolución 019805 de 2025 según tu régimen de tarifas.
- Revisa si existe algún cobro fijo que no esté dentro de matrícula, pensión o cobros periódicos autorizados: bonos, cuotas de infraestructura, aportes «voluntarios» que en la práctica son obligatorios.
- Confirma que transporte y alimentación se estén cobrando solo a quienes aceptaron el servicio por separado, con soporte firmado.
- Ajusta el formato de factura o recibo de pago para que cada concepto aparezca discriminado.
- Documenta por escrito cualquier cambio que hagas, de modo que quede un rastro claro de que el colegio corrigió de manera proactiva antes de recibir un requerimiento.
Por qué conviene llevar este control con asesoría contable especializada
La parte normativa de la Circular 002 de 2026 la define el Ministerio de Educación, pero la forma en que esos cobros se reflejan en la contabilidad, en la facturación y en los estados financieros del colegio es un trabajo contable. Clasificar mal un ingreso por transporte como parte de la pensión, o no tener soporte de la aceptación voluntaria de un servicio, no solo expone al colegio ante la secretaría de educación: también puede generar inconsistencias frente a la DIAN si los conceptos facturados no coinciden con lo registrado en libros.
Por eso varios colegios privados en Medellín y el resto de Antioquia prefieren tercerizar esta parte con un equipo que entienda tanto la normativa del sector educativo como las reglas tributarias y de facturación electrónica. Si tu institución necesita poner en orden matrículas, pensiones y demás cobros antes de la próxima visita o auditoría, nuestro servicio de asesoría contable está diseñado justamente para ese tipo de revisiones, y lo complementamos con outsourcing contable cuando el colegio prefiere delegar toda la operación. Ya hemos acompañado este tipo de procesos, como se explica en nuestra guía sobre contabilidad de colegios privados en Medellín: cómo manejar matrículas, pensiones y becas sin errores fiscales.
Lo que debe quedar claro antes de cerrar el año escolar
La Circular 002 de 2026 no inventa reglas nuevas, pero sí pone el foco en un tema que muchas instituciones dejan sin revisar año tras año: si cada cobro que aparece en el recibo de un acudiente tiene respaldo en un acta, en una aceptación voluntaria o en una tarifa aprobada dentro de los topes legales. Esa revisión, hecha a tiempo, es mucho más barata que una multa de 50 a 200 SMLMV o que el desgaste de una queja ante la secretaría de educación.
Si quieres revisar los conceptos de cobro de tu colegio con un contador que entienda el sector educativo, puedes solicitar una asesoría gratuita o agendar directamente tu cita en línea y revisamos juntos tu caso.
Este contenido tiene fines informativos y se basa en la normativa colombiana vigente. Las cifras en UVT, tasas y fechas de vencimiento se actualizan cada año: verifica los valores aplicables a tu período o consúltanos.